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Am Anfang reicht den meisten Gründerinnen ein Excel aus. Steigt die Anzahl Buchungen an und ist das Geschäftsmodell sehr komplex oder viele Investitionen notwendig und eine grosse Anlagebuchhaltung, so braucht es ein Buchhaltungstool.

Wir empfehlen so schnell wie möglich ein separates Geschäftskonto zu eröffnen. Wenn jede Buchung über das Geschäftskonto erfolgt, so entsteht automatisch eine saubere Buchhaltung. Die Buchhaltung im Excel kann so monatlich auf den Stichtag zum Beispiel 30.03. abgestimmt werden. So fallen Fehler schnell auf. Wir empfehlen ausserdem einen Buchhaltungstag pro Woche oder Monat (je nach Anzahl Buchungen) zu führen. So gehen Quittungen und Rechnungen weniger schnell unter.

Das kann nicht so pauschal beantwortet werden. Am Anfang reicht eine Excel-Liste für Einzelfimen, die den rechtlichen Grundlagen entspricht und alle notwendigen Punkte enthaltet. Sobald jedoch der Überblick verloren geht, das Geschäftsmodell sehr komplex ist oder täglich viele Buchungen dazu kommen, so lohnt sich der Wechsel auf ein Tool. Steuerverwaltungen können separate Vorschriften geben.

Die einzelnen Leistungen werden in der Milchbüchleinrechnung unter Einnahmen aufgeführt. Zu jeder Einnahme braucht es einen Urbeleg also zum Beispiel eine Quittung oder eine Rechnung. In der Liste führst du die Belegnummer auf, das Datum der Zahlung, den Debitor, Buchungstext und den effektiv bezahlten Betrag. Für jedes Geschäftsjahr ist ein neues Excel zu führen.

Wichtig ist, dass die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung nach dem Obligationenrecht eingehalten werden. Eine vereinfachte Buchhaltung muss klar, nachvollziehbar, vollständig, richtig und für einen Dritten verständlich sein. Es dürfen keine Positionen fehlen und zu jeder Position braucht es einen Urbeleg. Wichtig ist auch, dass pro Geschäftsjahr eine separate Buchhaltung geführt wird. Weiter sollte auch die Buchhaltung mit dem Geschäftsbankkonto abgestimmt werden und ein sauberer Jahresabschluss vorliegen.

Erfasst können alle geschäftsmässig begründeten Aufwendungen. Wichtig ist, zwischen Privatausgaben ganz genau abzugrenzen und in Aktennotizen immer Details festzuhalten. Auch ein Mietkostenanteil oder Fahrkilometer mit dem Privatauto können abgezogen werden.

Ja, aber die Auszahlung vom Lohn darf nicht als Ausgabe aufgeführt werden, sondern es findet eigentlich einfach ein Kontoübertrag statt. Im Excel können Ende Jahr dann diese Kontoübertrage zusammengezählt werden, damit die Bankabstimmung erfolgen kann.

Ja, sobald ein Auto anteilsmässig mehr für das Geschäft benötigt wird, kann es in ein Geschäftsfahrzeug umgewandelt werden. Dazu empfehlen wir einen Stichtag zum Beispiel den ersten Januar.

Die Rechnung, welche von einer Freelancerin gestellt wurde, muss in der Ausgabe aufgeführt werden. Achtung: Achte darauf, dass die Freelancerin auch wirklich als selbständig angemeldet ist, bzw. ob für diesen Auftrag wirklich ein solches Verhältnis besteht. Je nach Branche und Entscheidung SVA kann es sein, dass eine Person eigentlich selbständig ist, aber für dieses Verhältnis ein klassisches Arbeitgeber/Arbeitnehmerverhältnis besteht. So wäre ein Arbeitsvertrag notwendig und eine Anstellung zum Beispiel im Stundenlohn.

Es muss immer der Urbeleg vorgewiesen werden. In diesem Fall ist das der Kassenzettel des Restaurants und nicht die der Bankabrechnung.

Das Kassenbuch muss in einer separaten Liste aufgeführt werden, dies kann aber auch in der gleichen Excel-Datei, wie die Kontoführung sein. Das Fahrtenbuch empfehlen wir ausgedruckt im Auto mitzuführen und für den Jahresabschluss einzuscannen.

Wichtig ist, dass die Grundsätze ordnungsgemässer Buchführung nach dem Obligationenrecht eingehalten werden und die Milchbüchleinrechnung sauber und ordentlich für einen Dritten verständlich geführt wird. Weiter ist wichtig, dass alle Belege vorhanden sind und eine saubere Referenzierung besteht. Jede Buchung ist geschäftsmässig begründet und zu einem Urbeleg zugeordnet.

Unterlagen müssen in der Schweiz zehn Jahre aufbewahrt werden. Eine elektronische Aufbewahrung ist möglich, solange die Anforderungen der Geschäftsbücherverordnung eingehalten werden.

Beides, die Buchhaltung und jeder einzelne Beleg, also auch inklusive Rechnungen sind zehn Jahre aufzubewahren.

Diese Berechnung variiert von Kanton zu Kanton. Hierfür ist die Steuerverwaltung deiner Gemeinde oder deinem Kanton zuständig.

In der Schweiz gibt es keinen Mindestbetrag, was die Aktivierung von Anlagevermögen betrifft. Die kantonalen Steuerverwaltungen können Empfehlungen geben. Grundsätzlich kann aber für die eigene Einzelfirma ein Betrag bestimmt werden zum Beispiel ab 500 Franken.

Ja, es braucht das Kassenbuch und pro Konto die Milchbüchleinrechnung.

Bei einer Einzelfirma gibt es eigentlich keine so offizielle Firmengründung. Sobald einer Selbständigkeit nachgegangen wird (auch nur nebenberuflich) und die ersten Ausgaben getätigt werden, ist eine Buchhaltung zu führen. Es gibt im Gesetz kein Mindestbetrag.

Richtig. In der Milchbüchleinrechnung zählt immer das effektive Zahlungsdatum. Wurden also im Jahr 2022 Ausgaben getätigt, so ist für das Jahr eine Buchhaltung zu erstellen. Die entsprechenden Einnahmen erfolgen dann im Geschäftsjahr 2023. Achtung es gibt Unterschiede, wenn die Einzelfirma MWST-pflichtig ist.

Wir empfehlen die Anmeldung bei der Ausgleichskasse nach ein paar Monaten der Selbständigkeit, damit die Selbständigkeit sauber angemeldet ist. Beiträge werden ab einem Jahreseinkommen von über 2 300 Franken (Stand: April 2023) erhoben. Für Jahreseinkommen von weniger als 58 800 Franken (Stand: April 2023) gilt ein tieferer AHV-, IV- und EO-Beitragssatz, die sogenannte sinkende Beitragsskala.