Vorsorge für Mitarbeiter

Dank professioneller Übergabe entspannt in die Ferien

Eine gute Ferienvorbereitung beinhaltet eine umfassende und strukturierte Übergabe der wichtigsten Aufgaben an eine Kollegin oder einen Kollegen als Stellvertretung.

Ferienreif? Ferienfit!

Auf was Sie für eine professionelle Übergabe vor den Ferien achten sollten

Für die meisten von uns stehen jetzt wieder die Sommerferien bevor. Damit Sie diese geniessen und zur Erholung nutzen können, müssen Sie sicherstellen, dass während Ihrer Abwesenheit im Betrieb alles gut weiterläuft. Dazu müssen Sie rechtzeitig einige Vorkehrungen treffen. Wir nennen Ihnen die wichtigsten Punkte und geben Ihnen praktische Tipps.

Langfristige Planung

Planen Sie die Übergabe Ihrer Aufgaben rechtzeitig

Planen Sie die Übergabe Ihrer Aufgaben an eine Stellvertretung rechtzeitig, am besten mehrere Wochen im Voraus. Denn oft ist bis zum letzten Arbeitstag Stress angesagt, weil Sie möglichst alles noch erledigen wollen, das nicht bis nach den Ferien warten kann oder sollte. Da fehlt dann manchmal die Zeit für eine vollständige und gut strukturierte Übergabe.

Machen Sie eine strategische Planung. Für welche Ihrer Aufgaben benötigen Sie eine Stellvertreterin oder einen Stellvertreter und was muss sie bzw. er wissen und während Ihrer Abwesenheit selbstständig erledigen können. Priorisieren Sie Ihre Aufgaben, indem Sie sich folgende Fragen stellen:

  • Was müssen Sie selbst unbedingt noch vor Ihren Ferien erledigen?
  • Welche Projekte benötigen während Ihrer Abwesenheit keine Betreuung?
  • Welche Aufgaben müssen durch eine Stellvertretung begleitet werden?
  • Welche Kunden oder Geschäftspartner müssen Sie vorab über Ihre Ferienabwesenheit orientieren?

Besprechen Sie diese Entscheidungen mit Ihrem Stellvertreter und unterrichten Sie Ihren Vorgesetzten darüber.

Vollständige Liste

Erstellen Sie eine detaillierte Auflistung

Erstellen Sie eine Auflistung aller Punkte und Details, die Ihre Stellvertretung kennen muss, und besprechen Sie diese mit ihr oder ihm.

  • Freigaben: Zugriff auf Email oder IT-Systeme (Benutzerkennung und Passwörter)
  • Ablage: Dokumente und andere Unterlagen (Handbücher, Vorlagen)
  • Kontaktdaten von internen und externen Ansprechpersonen
  • Kompetenzen der Stellvertretung: Wann darf diese entscheiden, wann muss Ihre Rückkehr abgewartet werden?
  • Routinearbeiten: Gibt es regelmässig zu erledigende Aufgaben?

Strukturierte Übergabe

Planen Sie für die Übergabe ein persönliches Gespräch

Je nachdem, wie gut Ihr Stellvertreter Ihre Aufgaben bereits kennt, muss die Übergabe mehr oder weniger detailliert ausfallen. Führen Sie alles auf, was Ihr Kollege benötigt, damit er die ihm übertragenen Aufgaben problemlos bewältigen kann. Stellen Sie sich dazu folgende Fragen:

  • Was muss er über die einzelnen Projekte und Vorgänge wissen?
  • Welche Kunden oder Partner bzw. deren Namen und Funktion sollte er kennen?
  • Welche Routineaufgaben hat er überdies zu bewältigen?
  • Findet er sich zurecht in Ihrer Ablage?

Planen Sie für die Übergabe ein persönliches Gespräch, damit Ihr Kollege auch die Möglichkeit hat, bei Unklarheiten Rückfragen zu stellen. Verfassen Sie ein detailliertes Übergabe-Protokoll. Dieses hilft Ihnen selbst zu überprüfen, ob Sie an alles gedacht haben. Ihrem Kollegen ermöglicht es, bei Fragen rasch darin nachzuschauen und sich die Vorgänge in Erinnerung zu rufen. Zudem haben Sie damit ein Dokument, welches die geregelte Übergabe festhält.

Abwesenheitsmeldung

Informieren Sie auch Kunden oder Geschäftspartnern

Denken Sie auch daran, Kunden oder Geschäftspartnern, mit denen Sie aktuell eng zusammenarbeiten, rechtzeitig über Ihre geplante Abwesenheit zu informieren. Für alle anderen richten Sie im Email eine Autoreply-Meldung ein. Diese sollte über Ihre Abwesenheit orientieren, das Datum Ihrer Rückkehr an den Arbeitsplatz nennen und darüber orientieren, ob das Email weitergeleitet wird oder nicht. Gegebenenfalls nennen Sie zusätzlich noch die Kontaktdaten Ihres Stellvertreters.

Das Telefon können Sie entweder auf einen Kollegen umleiten oder Sie sprechen auf den Beantworter eine Nachricht über Ihre Abwesenheit auf, die im Wesentlichen die gleichen Informationen wie das Autoreply beinhalten sollte. Leiten Sie Ihre Geschäftsnummer nicht auf Ihr Mobiltelefon um. Ferien sind dazu da, dass Sie abschalten und sich erholen können. Sie tun sich und auch Ihrer Firma keinen Gefallen, wenn Sie genauso müde und abgekämpft an den Arbeitsplatz zurückkehren, wie Sie ihn verlassen haben. Falls Kunden oder Geschäftspartner Ihre Mobilnummer kennen, sollten Sie sich überlegen, ob sie Anrufe während der Ferien nicht besser direkt auf die Combox umleiten. In dringenden Fällen können Sie immer noch zurückrufen, wenn dies sich als unvermeidlich herausstellen sollte.

Wissensmanagement

Halten Sie die Informationen für eine Stellvertretung à jour

Ein gründliches Wissensmanagement ist die Basis für die Übergabe an eine Stellvertretung oder an Nachfolger. Insofern profitieren Sie bei der Ferienübergabe davon, wenn Sie das Jahr hindurch die Informationen für eine Stellvertretung à jour halten.

Zudem muss man ja auch immer damit rechnen, dass Mitarbeitende erkranken oder verunfallen können, und dann gar keine Möglichkeit mehr für eine ordentliche Übergabe besteht. In solchen Notsituationen zeigt sich der wahre Wert von Wissensmanagement und sauberer Dokumentation am deutlichsten.

Betriebliches Gesundheitsmanagement

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