Die laufende Zunahme von Meetings in den letzten Jahren führt in manchen Firmen zu Lähmungserscheinungen.

Viel geredet – wenig entschieden

Immer mehr Meetings verbrauchen immer mehr Zeit. Dadurch fehlt vielen die Kapazität, ihre eigentliche Arbeit zu erledigen. Zudem sind viele Meetings schlecht organisiert und zeitigen nicht die gewünschten Ergebnisse. Das ist für Angestellte frustrierend und aus Unternehmenssicht ineffizient.

Kaum ist das Meeting fertig, hetzen sie schon ins nächste. Kaderleute verbringen rund 25 Prozent ihrer Arbeitszeit in Sitzungen und Besprechungen. Aber auch ihre Untergegeben wenden durchschnittlich einen halben Tag pro Woche für Meetings und Konferenzen auf. Dort wird oft mehr gelabert als geliefert. Wenn dann nicht mal die Entscheidungsträger dabei sind, enden die Treffen meist ohne konkretes Resultat. Durch solche unproduktive Meetings geht viel Arbeitszeit verloren und die Teilnehmenden sind zunehmend frustriert und demotiviert.

Weniger ist mehr

Analysieren Sie mit Ihrem Kader, welche Meetings wirklich notwendig sind, um ein effizientes Funktionieren Ihres Unternehmens zu gewährleisten, und streichen Sie die restlichen ersatzlos. Sorgen Sie dafür, dass zu den verbleibenden Sitzungen nur noch die Kolleginnen und Kollegen eingeladen werden, zu deren Kernaufgaben die behandelten Themen zählen. Und vor allem müssen die Entscheidungsträger mit am Tisch sitzen.
Mitarbeitende, die nur am Rande von einem Thema betroffen sind, können über die gefällten Beschlüsse informiert werden und die Entscheidungsfindung kann ihnen erspart werden.

Halten Sie tägliche Besprechungen ab? Dann führen Sie diese nach Möglichkeit an Stehtischen durch. Sie werden dadurch nachgewiesenermassen deutlich kürzer. Übrigens können manche Arbeitstreffen auch durch den Einsatz von Kollaborations-Software ersetzt werden. Wichtig ist dabei, dass die Pflege von Textdokumenten oder Spreadsheets nicht zu aufwendig ist, und für alle Mitarbeitenden der Status der jeweiligen Projekte schnell ersichtlich wird.

Gute Vorbereitung

Effiziente Meetings verlangen von allen Teilnehmenden eine Vorbereitung der zu behandelnden Themen. Das kostet zwar Zeit im Vorfeld, verkürzt jedoch die eigentliche Besprechung. Die Person, die mit der Sitzungsführung betraut ist, sollte rechtzeitig eine Einladung mit Traktandenliste versenden, damit sich alle Eingeladenen über die zur Sprache kommenden Themen im Klaren sind.
Am Meeting selbst empfiehlt es sich, vor dem Einstieg einen kurzen Überblick über anstehenden Themen zu geben, wo nötig den aktuellen Stand kurz zu resümieren und sich rasch über die Reihenfolge der Themen zu verständigen. Oft gibt es triftige Gründe, für eine andere thematische Abfolge. Diese können inhaltlicher Natur sein, weil etwa ein Entscheid gefällt sein muss, bevor ein anderes davon abhängiges Thema behandelt wird. Auch kommt es immer wieder vor, dass jemand die Sitzung früher verlassen muss. Dann zieht man Themen, die diejenige Person betreffen, besser vor. Stellen Sie sich folgende Fragen:

  • Was müssen wir heute besprechen?
  • Welches sind die wichtigsten Themen?
  • Welche Themenfolge ist sinnvoll?
  • Was sind unsere heutigen Ziele?

Meetings ermöglichen Meinungsbildungsprozesse, die sonst kaum stattfinden könnten. Diese kosten aber Zeit. Die Sitzungsleitung muss dafür die richtige Balance finden und einzelne, meinungsstarke Teammitglieder so einbinden, dass das Zeitmanagement nicht leidet.

Selbstdarsteller in den Senkel stellen

Meetings bieten eine ideale Plattform für karriereorientierte Mitarbeitende insbesondere, wenn auch die Chefs mit am Tisch sitzen. Oder es finden Schaukämpfe zwischen rivalisierenden Kolleginnen und Kollegen statt. Gebieten Sie dem Einhalt! Selbstgefällige oder kampfeslustige Auftritte sind Gift für den Teamgeist und können eine konstruktive und zielorientierte Diskussion massiv beeinträchtigen. Der Fokus sollte auf Kooperation und gegenseitiger Wertschätzung liegen. Wir raten Ihnen deshalb, Führungskräfte, die regelmässig Meetings leiten, Schulungen in Moderationstechniken anzubieten. Diese Investition zahlt sich aus, denn eine souveräne Moderation ist das A und O für effiziente und resultatorientierte Arbeit in der Gruppe.

Standardisierter Abschluss

Es lohnt sich, am Schluss jedes Meetings ein festes Zeitfenster für ein Fazit einzuplanen. Halten Sie zuerst fest, wie es jetzt konkret weiter geht, und wer bis wann was zu erledigen hat. Anschliessend sollten Sie Feedback zur Zusammenarbeit im Meeting einholen und auch selbst eines abgeben. Klären Sie folgende Fragen:

  • Wer erledigt was bis wann?
  • Was lief heute gut und was nicht?
  • Wo können wir uns noch verbessern?

Sind Sie mit der Lektüre bis jetzt dran geblieben? Mussten Sie nicht mittendrin abbrechen und ins nächste Meeting eilen? Sehr gut, das freut uns für Sie!

Das könnte Sie interessieren:

Zur Magazin Übersicht
Haben Sie eine Frage? Top