Prévoyance pour les collaborateurs

La frénésie des réunions

L’augmentation constante des réunions ces dernières années a causé une sorte de paralysie dans certaines entreprises.

Beaucoup de paroles, mais peu de décisions

La course aux réunions demande toujours plus de temps. Si bien que beaucoup de collaborateurs n’ont plus la capacité d’effectuer leur propre travail. En outre, de nombreuses réunions sont mal organisées et ne donnent pas les résultats escomptés. Cela est frustrant pour les employés et inefficace du point de vue de l’entreprise.

À peine la réunion se termine-t-elle qu’ils courent déjà vers la suivante. Les cadres passent près de 25% de leur temps de travail en réunions et entretiens. Mais leurs subordonnés aussi consacrent en moyenne une demi-journée par semaine aux réunions et conférences. On y discute beaucoup pour, au final, peu de résultats. Et si les décideurs ne sont pas présents, les rencontres se terminent généralement sans aucun résultat concret. Ces réunions contre-productives font perdre beaucoup de temps de travail et les participants sont de plus en plus frustrés et démotivés.

Moins il y en a, mieux c’est!

Analysez avec votre cadre quelles réunions sont vraiment nécessaires pour garantir un fonctionnement efficace de votre entreprise, et éliminez tout simplement les autres. Pour les réunions maintenues, veillez à ce que soient conviés uniquement les collègues dont les tâches principales sont concernées par les thèmes abordés. Surtout, la présence des décideurs est indispensable.
Les collaborateurs qui ne sont que peu concernés par un thème traité peuvent être informés des décisions adoptées, mais le processus décisionnel peut leur être épargné.

Vous organisez des discussions quotidiennes? Dans ce cas, réunissez-vous autour de tables hautes – il est prouvé qu’elles dureront bien moins longtemps. En outre, certaines réunions de travail peuvent également être remplacées par l’utilisation de logiciels de collaboration. L’important dans ce cas est que la gestion des documents textes ou des tableurs ne soit pas trop compliquée et que tous les collaborateurs puissent voir rapidement le statut des différents projets.

Une bonne préparation

Pour qu’une réunion soit efficace, il est indispensable que tous les participants préparent les thèmes abordés. Si cela demande du temps en amont, cela permet toutefois de réduire le temps de la réunion en tant que telle. La personne qui est chargée de mener la réunion doit envoyer en temps voulu une invitation indiquant l’ordre du jour pour que tous les participants soient parfaitement informés des thèmes à venir.
Lors de la réunion, il est préférable avant de commencer de donner un rapide aperçu des thèmes qui seront abordés, de résumer le statut actuel si besoin et de s’entendre rapidement sur l’ordre des thèmes. La modification de ce dernier se justifie en effet souvent. Cela peut être pour des raisons liées au contenu car, par exemple, une décision doit être prise avant que ne soit traité un autre thème qui s’y rattache. Il n’est pas rare non plus qu’un participant doive quitter la réunion plus tôt. Dans ce cas, il sera préférable de commencer par les thèmes qui concernent cette personne. Posez-vous les questions suivantes:

  • De quoi devons-nous discuter aujourd’hui?
  • Quels sont les thèmes principaux?
  • Dans quel ordre convient-il d’aborder les thèmes?
  • Quels sont nos objectifs du jour?

Les réunions permettent des processus de réflexion qui ne pourraient guère avoir lieu autrement. Mais elles demandent du temps. La personne chargée de la réunion doit trouver le bon équilibre et être en mesure d’intégrer certains membres de l’équipe aux avis bien tranchés de manière à ne pas nuire à la gestion du temps.

Remettre à leur place les égocentriques

Les réunions représentent une plateforme idéale pour les collaborateurs ambitieux, en particulier lorsque les chefs sont également présents. Il peut aussi y avoir des rivalités entre collègues. Contenez-les! Les attitudes arrogantes ou agressives nuisent à l’esprit d’équipe et peuvent empêcher une discussion constructive et ciblée. L’accent doit être mis sur la coopération et l’estime mutuelle. C’est la raison pour laquelle nous vous recommandons de proposer aux cadres qui mènent régulièrement des réunions de suivre des formations en techniques d’animation. C’est un investissement rentable, car une animation maîtrisée est primordiale pour un travail en équipe efficace et axé sur les résultats.

Une conclusion standardisée

Il vaut la peine à la fin de chaque réunion de réserver du temps pour faire un bilan. Identifiez tout d’abord quelles seront concrètement les prochaines étapes, et qui fera quoi et dans quel délai. Sollicitez ensuite le feed-back sur la collaboration lors de la réunion et donnez également le vôtre. Clarifiez les questions suivantes:

  • Qui fait quoi et pour quelle date?
  • Qu’est-ce qui s’est bien passé et mal passé aujourd’hui?
  • Que pouvons-nous encore améliorer?

Avez-vous réussi à lire cet article jusqu’à la fin sans avoir eu besoin d’arrêter à mi-chemin pour courir à la réunion suivante? Très bien, nous sommes ravis pour vous!

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