Prévoyance pour les collaborateurs

Vacances: bien déléguer pour mieux se relaxer

Lorsqu’on prépare ses vacances, il faut aussi penser à déléguer ses tâches principales de façon structurée au collègue suppléant.

Vivement les vacances? Préparez-les!

Déléguez pour profiter pleinement de vos vacances

Les vacances d’été approchent à grands pas. Pour pouvoir en profiter pleinement et vous reposer, vous devez vous assurer que tout se passera bien dans l’entreprise pendant votre absence. Il faut donc que vous preniez quelques mesures préventives en temps opportun. Nous vous indiquons les points auxquels vous devez veiller tout particulièrement et vous donnons des conseils pratiques.

Planifiez bien à l’avance

N'attendez pas le dernier moment

Planifiez la délégation de vos tâches à votre suppléant à temps, le mieux étant de vous y prendre plusieurs semaines à l’avance. Bien souvent, les derniers jours promettent d’être stressants car vous voudrez terminer avant votre départ tout ce qui ne peut pas attendre votre retour. Vous risquez donc de manquer de temps pour déléguer toutes vos tâches de façon structurée.

Pour que cela ne vous arrive pas, procédez à une planification stratégique. Pour quelles tâches avez-vous besoin qu’on vous remplace? Que doit savoir votre suppléant? Que doit-il pouvoir effectuer seul pendant votre absence? Classez vos tâches par ordre de priorité en vous posant les questions suivantes:

  • Que devez-vous absolument faire avant de partir en vacances?
  • Quels projets n’ont pas besoin d’être suivis pendant votre absence?
  • Quelles tâches doivent être confiées à un suppléant?
  • Quels clients ou partenaires commerciaux devez-vous informer de votre absence au préalable?

Discutez de ces décisions avec votre suppléant et prévenez votre supérieur hiérarchique.

Dressez une liste complète

Mettez votre suppléant au courant des moindres détails

Listez l’ensemble des points et détails que votre suppléant doit connaître et parlez-en avec lui.

  • Autorisations: accès aux e-mails ou aux systèmes informatiques (identifiants et mots de passe)
  • Archives: documents (y compris manuels et modèles)
  • Coordonnées des interlocuteurs internes et externes
  • Compétences du suppléant: que peut-il décider? Dans quels cas doit-il attendre votre retour?
  • Tâches routinières: certaines tâches doivent-elles être exécutées régulièrement?

Déléguez de façon structurée

Prévoyez un entretien personnel avec votre suppléant

Selon que votre suppléant connaît déjà bien vos tâches ou non, vous devrez lui fournir plus ou moins de détails. Établissez une liste de ce dont votre collègue a besoin pour pouvoir assumer sans problème les tâches que vous lui déléguez. Posez-vous les questions suivantes:

  • Que doit-il savoir concernant les différents projets et processus?
  • Quels clients ou partenaires doit-il connaître, ou de quels clients ou partenaires doit-il connaître le nom et la fonction?
  • Quelles tâches routinières doit-il accomplir en plus?
  • S’y retrouvera-t-il dans vos archives?

Prévoyez un entretien personnel avec votre collègue pour qu’il ait la possibilité de vous poser des questions. Rédigez un procès-verbal détaillé de délégation. Cela vous aidera à vérifier si vous avez pensé à tout et permettra à votre collègue d’y jeter un œil pour se remémorer les processus en cas de besoin. De plus, vous disposerez ainsi d’un document qui montre que la délégation s’est faite dans les règles.

Notifiez votre absence

Avertissez vos clients et partenaires commerciaux

Si vous êtes en contact étroit avec des clients ou des partenaires commerciaux, pensez à leur notifier votre future absence à temps. Pour les autres, activez la fonction de réponse automatique. Le message qui sera envoyé automatiquement doit indiquer que vous êtes absent et préciser non seulement la date de votre retour au travail mais aussi si l’e-mail reçu est transféré ou non. Mentionnez également les coordonnées de votre suppléant.

En ce qui concerne le téléphone, vous pouvez faire transférer les appels à un collègue ou enregistrer un message contenant les mêmes informations que la réponse automatique de votre messagerie électronique sur votre répondeur. Ne faites pas transférer vos appels sur votre téléphone portable: vos vacances doivent vous permettre de vous déconnecter et de vous reposer. Vous ne vous rendez pas service et vous ne rendez pas service à l’entreprise si vous revenez de vacances aussi fatigué et éreinté que lorsque vous en êtes parti. Si des clients ou des partenaires commerciaux connaissent votre numéro de téléphone portable, demandez-vous s’il n’est pas préférable de faire dévier les appels directement vers le combox pendant vos vacances. En cas d’urgence, vous pourrez toujours les rappeler si cela s’avère indispensable.

Faites de la gestion des connaissances une tâche quotidienne

Maintenez une liste à jour pour votre suppléant

Toutes les mesures décrites dans cet article relèvent de la thématique «Gestion des connaissances». La délégation des tâches à un suppléant ou à un successeur doit s’appuyer sur une gestion des connaissances rigoureuse. En mettant la liste des points que votre suppléant doit connaître continuellement à jour pendant l’année, vous gagnerez du temps lorsque vous devrez lui déléguer vos tâches.

Sucun collaborateur n’est à l’abri d’une maladie ou d’un accident. Dans de telles circonstances, il n’est pas possible de déléguer correctement ses tâches. C’est dans ces situations d’urgence qu’on se rend le mieux compte de la vraie valeur de la gestion des connaissances et de la bonne tenue de la documentation.

Gestion de la santé dans l'entreprise

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