Previdenza per i dipendenti

La mania dei meeting

Negli ultimi anni il costante aumento dei meeting ha portato molte aziende alla paralisi.

Tante parole, pochi fatti

I meeting si moltiplicano e assorbono sempre più tempo. Di conseguenza, molti collaboratori non riescono a svolgere adeguatamente il proprio lavoro. Inoltre, molte riunioni sono mal organizzate e non producono i risultati auspicati. Questo è frustrante per i collaboratori e improduttivo dal punto di vista aziendale.

Un meeting finisce e già inizia quello successivo. I quadri dedicano circa il 25% del proprio orario lavorativo a riunioni e meeting. Ma anche i loro sottoposti trascorrono mediamente mezza giornata alla settimana in meeting e conferenze. Spesso si parla più di quanto non si concluda. Se chi prende le decisioni non è presente, le riunioni finiscono il più delle volte senza raggiungere risultati concreti. Meeting così poco produttivi causano grandi perdite di tempo ma anche frustrazione e demotivazione per chi vi partecipa.

Meno è meglio

Analizzate insieme ai vostri quadri quali meeting sono realmente necessari per garantire il funzionamento efficiente dell’azienda ed eliminate quelli inutili. Una volta fatta la cernita dei meeting necessari, accertatevi che siano invitate solo le persone che hanno un ruolo chiave per quanto riguarda i temi trattati. E, soprattutto, che sia presente chi prende le decisioni.
I collaboratori coinvolti soltanto marginalmente possono essere informati sulle decisioni prese e non partecipare al processo decisionale.

Avete meeting giornalieri? Se possibile vi consigliamo di farlo stando intorno a un tavolo alto, poiché è stato dimostrato che, stando in piedi, i meeting sono molto più brevi. Inoltre, alcune riunioni di lavoro possono anche essere svolte utilizzando appositi software di collaborazione. L’importante è che la gestione dei documenti o dei fogli elettronici non richieda troppo tempo e che tutti i collaboratori possano consultare rapidamente lo stato dei rispettivi progetti.

Una buona preparazione

Per far sì che i meeting siano produttivi, è necessario che tutti i partecipanti si preparino adeguatamente sugli argomenti che verranno trattati. Questo richiede naturalmente un certo impegno, ma riduce la durata delle riunioni. Il moderatore deve inviare per tempo un invito con l’ordine del giorno, in modo che tutte le persone invitate siano a conoscenza degli argomenti da discutere.
Prima di iniziare, si consiglia di tracciare una breve panoramica degli argomenti da trattare e, se necessario, di riassumere brevemente la situazione attuale concordando rapidamente la sequenza dei vari temi. Spesso ci sono valide ragioni per modificare la scaletta. Queste possono essere di natura contenutistica perché, ad esempio, una decisione deve essere presa prima di affrontare un altro argomento collegato. Oppure accade spesso che qualcuno debba abbandonare il meeting prima della fine. Per questo è meglio dare la precedenza ai temi che riguardano quella persona. Ponetevi le seguenti domande:

  • Di cosa dobbiamo parlare oggi?
  • Quali sono gli argomenti principali?
  • Qual è la migliore successione per affrontare i vari argomenti?
  • Quali sono gli obiettivi di oggi?

I meeting consentono processi di riflessione che difficilmente potrebbero aver luogo in altro modo. Questi richiedono tempo. Il responsabile del meeting deve quindi trovare il giusto equilibrio e coinvolgere quei membri del team con un’opinione forte, in modo tale che questo non influisca negativamente sulle tempistiche della riunione.
 

Bando all’egocentrismo

I meeting rappresentano un trampolino ideale per i collaboratori desiderosi di fare carriera, soprattutto quando sono presenti i superiori. Oppure possono costituire un terreno di scontro tra colleghi rivali. Ponete un freno a queste situazioni! Le esternazioni di autocompiacimento o critica danneggiano lo spirito di squadra e possono rappresentare un grosso ostacolo alle discussioni costruttive e orientate al raggiungimento degli obiettivi. Per questo il focus dovrebbe essere sempre sulla collaborazione e sulla stima reciproca. Il nostro consiglio è quello di offrire una formazione specifica sulle tecniche di moderazione ai dirigenti che tengono regolarmente i meeting. Questo investimento conviene perché una moderazione competente è essenziale per un lavoro di gruppo efficace e orientato ai risultati.

Una conclusione standard

Alla fine di ogni meeting vale la pena prevedere qualche minuto per tirare le conclusioni. Cercate di capire quali saranno gli ulteriori passi da compiere e chi dovrà occuparsi di cosa ed entro quando. Infine, cercate di ottenere feedback sulla collaborazione emersa durante il meeting e di darne uno voi stessi. Rispondete alle seguenti domande:

  • Chi farà cosa entro quando?
  • Cos’ha funzionato oggi e cosa no?
  • Dove possiamo migliorare ulteriormente?

Siete arrivati in fondo all’articolo? Non avete dovuto interrompere per correre a una riunione? Bene, siamo felici per voi!

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