Previdenza per i dipendenti

Rilassati in vacanza con un passaggio di consegne ben fatto

Una buona organizzazione delle vacanze prevede un passaggio completo e ben strutturato dei compiti più importanti al collega che ci sostituirà.

Pronti per le vacanze? Prontissimi!

Come fare un passaggio di consegne professionale prima delle ferie

Per la maggior parte di noi le vacanze estive sono di nuovo alle porte. Per potervi rilassare e godere le vacanze, dovete essere sicuri che durante la vostra assenza dal lavoro tutto continui a procedere per il meglio, prendendo le misure necessarie per tempo. Vi indichiamo i punti più importanti e forniamo consigli pratici.

Pianificazione a lungo termine

Programmate per tempo il passaggio dei compiti a un sostituto, meglio se con diverse settimane di anticipo. Spesso infatti ci sono molte cose da fare fino all’ultimo giorno di lavoro perché volete portare a termine tutto ciò che non può o non deve essere rimandato al rientro dalle vacanze. E a volte manca il tempo per un passaggio completo e ben strutturato.

Pianificate strategicamente. Per quali compiti necessitate un sostituto, quali informazioni deve avere e che cosa deve poter svolgere autonomamente durante la vostra assenza. Assegnate una priorità ai diversi incarichi rispondendo alle seguenti domande:

  • Che cosa dovete fare assolutamente prima di andare in ferie?
  • Quali progetti non necessitano di essere seguiti durante la vostra assenza?
  • Quali compiti devono invece essere seguiti da un sostituto?
  • Quali clienti o partner commerciali dovete informare in anticipo della vostra assenza per ferie?
  • Discutete questi punti con il vostro sostituto e informate il vostro superiore.

Lista completa

Redigete una lista di tutti i punti e dettagli che il vostro sostituto deve conoscere e discutetene insieme.

  • Autorizzazioni: accesso alle e-mail o ai sistemi IT (nome utente e password)
  • Archivi: documenti e altro materiale (manuali, modelli)
  • Dati di contatto di referenti interni ed esterni
  • Competenze della persona che vi sostituisce: quando può prendere decisioni, quando deve aspettare il vostro rientro?
  • Lavori di routine: ci sono attività da svolgere regolarmente?

Passaggio dei compiti strutturato

A seconda di quanto il vostro sostituto conosca già i vostri compiti, il passaggio deve essere più o meno dettagliato. Fornite tutte le informazioni necessarie affinché il collega possa svolgere i compiti affidatigli senza alcun problema. A tal fine ponetevi le seguenti domande.

  • Che cosa deve sapere a riguardo dei singoli progetti e delle singole procedure?
  • Quali clienti o partner deve conoscere, inclusi i nomi e le funzioni?
  • Quali attività di routine deve svolgere inoltre?
  • Si sa destreggiare tra i vostri documenti?

Programmate un colloquio personale affinché il vostro collega abbia anche la possibilità di fare domande nel caso in cui qualcosa non sia chiaro. Redigete un protocollo dettagliato che vi aiuterà a verificare se avete pensato a tutto e che il vostro collega potrà consultare in caso di domande e per ricordare le procedure. Il protocollo è inoltre un documento che attesta un passaggio dei compiti ben organizzato.

Notifica di assenza

Ricordatevi anche di informare per tempo della vostra assenza i clienti o i partner commerciali con cui collaborate al momento. Per tutti gli altri impostate una notifica di risposta automatica nell’e-mail con informazioni sulla vostra assenza, la data di rientro al posto di lavoro e se le e-mail vengono inoltrate o meno. Eventualmente potete indicare anche i dati di contatto del vostro sostituto.

Potete deviare le chiamate sul telefono di un collega oppure impostare un messaggio sulla segreteria telefonica che informi della vostra assenza e contenga essenzialmente le stesse informazioni della risposta automatica dell’e-mail. Non deviate le chiamate sul vostro telefono mobile. Le vacanze sono fatte per staccare la spina e riposarsi. Non farete un favore né a voi stessi né all’azienda se ritornate al lavoro esattamente così stanchi e stressati come prima delle vacanze. Se alcuni clienti o partner hanno il vostro numero di cellulare, potete valutare la possibilità di deviare le chiamate sulla segreteria durante la vostra assenza. In casi davvero urgenti potete sempre richiamare.

Gestione delle conoscenze

Tutte le misure descritte in questo articolo fanno parte del tema “Gestione delle conoscenze”. Una gestione accurata delle conoscenze è infatti la base per il passaggio a un sostituto o successore. Quindi il passaggio prima delle ferie sarà più semplice se durante tutto l’anno avrete mantenuto aggiornate le informazioni da trasmettere a un sostituto. Inoltre bisogna sempre tenere presente che un collaboratore può ammalarsi o avere un infortunio e che non vi sia la possibilità di effettuare un passaggio delle informazioni. Queste situazioni di emergenza evidenziano chiaramente il vero valore della gestione delle conoscenze e di una documentazione ben fatta.

Gestione della salute in azienda

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