La popularité des événements ne se dément pas. Cela s’explique par le fait que les gens se rencontrent et peuvent partager une expérience commune. Pour que tout se passe comme vous le souhaitez lors de votre événement, il faut en amont une planification et une organisation structurées.

Vous prévoyez une manifestation pour vos collaborateurs ou vos clients, une journée portes ouvertes ou tout simplement une belle fête? Chaque événement est différent, et pourtant il existe des points communs qu’il faut prendre en considération pour presque chaque manifestation. Ne nous faisons pas d’illusions: le travail que demande l’organisation d’un événement réussi ne doit pas être sous-estimé. Pour une organisation impeccable, il faut tenir compte de tous les processus au préalable, n’oublier aucun détail et anticiper également les imprévus.

La règle d’or est une bonne préparation minutieuse. Aucun stress inutile ne vient alors perturber l’événement. Cela comprend également l’intervention d’un nombre suffisant d’assistants le jour J pour effectuer toutes les tâches nécessaires. Le mieux est de confier à une personne compétente la conduite du projet et de l’entourer d’une équipe efficace. Car la planification d’événement est synonyme de travail d’équipe. Personne ne peut organiser un événement important sans l’aide de quiconque. Il est important à cet égard de faire appel à suffisamment de personnes, sans en impliquer trop non plus pour ne pas compliquer l’organisation. Demandez-vous qui est nécessaire dans le groupe de projet et qui ne l’est pas.

Vous devriez commencer par définir l’objectif et le groupe cible de l’événement. Fixez ensuite la date. Faites attention aux événements concurrents ou aux jours fériés, et choisissez de préférence un jour que vous utiliserez en exclusivité si possible. C’est la seule manière d’attirer un large public. Dès que la date est fixée, il convient de réserver le lieu de l’événement, l’entreprise de restauration ainsi que les intervenants ou artistes. Dans l’idéal, cela s’organise déjà entre neuf et douze mois à l’avance.

Vous pouvez ensuite vous occuper de la gestion des invitations. Par quels canaux l’invitation doit-elle être transmise? Quand l’invitation doit-elle être envoyée? Les invités doivent-ils s’inscrire ou envoyer une confirmation de participation? Vous pouvez éventuellement procéder aussi par étapes et envoyer deux ou trois mois avant l’événement un «save the date», puis faire suivre l’invitation dans un second temps. Posez-vous déjà la question de savoir si vous souhaitez réaliser une enquête de satisfaction. Si oui, définissez également sous quelle forme. Le questionnaire peut être rempli par les invités sur une simple carte ou par le biais d’un service en ligne tel que SurveyMonkey.

Il est rare qu’une manifestation se déroule comme sur des roulettes. Il y a toujours un imprévu. Un jour des problèmes techniques surviennent, un autre, c’est quelqu’un qui fait un malaise juste avant son intervention. Dans le meilleur des cas, le public ne le remarque même pas.

Hansjörg Thoma, responsable Sponsoring & Events à la Bâloise souligne: «Chaque événement cache un travail bien plus important que ce que la plupart des gens imaginent: au moment de la préparation et lors de l’événement lui-même, beaucoup de choses se jouent en coulisses sans que l’invité ne s’en aperçoive.»

C’est pour cette raison que les organisateurs d’événements prévoient des solutions alternatives en cas d’imprévu. Et ils disposent toujours d’un plan B pour pouvoir réagir en cas de besoin et remplacer par autre chose le point de programme prévu.

Une fois que l’événement a eu lieu, le travail lui ne s’arrête pas là. Vous devriez désormais faire rapidement un débriefing avec vos collaborateurs internes et partenaires externes.

Enfin, établissez votre décompte pour pouvoir effectuer une comparaison détaillée des budgets. Consignez par écrit tous les résultats, y compris les feed-back provenant du questionnaire rempli par les invités. Les enseignements tirés de cet événement pourront vous servir pour des événements futurs. Car ce proverbe s’applique également aux événements: c’est en forgeant qu’on devient forgeron.