Die Beliebtheit von Events ist ungebrochen. Das hängt damit zusammen, dass Menschen zusammenkommen und ein gemeinsames Erlebnis teilen können. Damit auf Ihrer Veranstaltung alles nach Wunsch verläuft, braucht es im Vorfeld eine strukturierte Planung und Organisation.

Planen Sie einen Mitarbeiter- oder Kundenanlass, einen Tag der offenen Tür oder schlicht eine schöne Feier? Jeder Event ist anders, und doch gibt es Gemeinsamkeiten, die bei fast allen Anlässen bedacht werden müssen. Machen Sie sich nichts vor: Die Aufgabe, einen gelungenen Event durchzuführen, ist nicht zu unterschätzen. Eine perfekte Organisation denkt alle Abläufe im Voraus durch, vergisst dabei kein Detail und wappnet sich auch gegen Unvorhergesehenes.

Das A und O ist eine gute und gründliche Vorbereitung. Dann entsteht am Anlass selbst kein unnötiger Stress. Dazu zählt auch, dass am Tag X genügend Helferinnen und Helfer im Einsatz stehen, um alle anfallenden Aufgaben zu bewältigen. Am besten betrauen Sie eine geeignete Person mit der Projektleitung und formieren um sie herum ein schlagkräftiges Team. Denn Event-Planung bedeutet Teamwork. Kein Mensch kann alleine einen grossen Anlass auf die Beine stellen. Wichtig ist dabei, genügend Personen miteinzubeziehen, gleichzeitig aber auch nicht zu viele Leute zu involvieren, damit die Organisation nicht schwerfällig wird. Überlegen Sie sich also gut, wen es in der Projektgruppe braucht und wen nicht.

Zu Beginn sollten Sie das Ziel und die Zielgruppe der Veranstaltung definieren. Danach legen Sie das Datum fest. Achten Sie dabei auf Konkurrenzveranstaltungen oder

Feiertage und legen Sie Ihren Anlass vorzugsweise auf einen Tag, den Sie möglichst exklusiv nutzen. Nur so erzielen Sie einen guten Publikumszuspruch. Sobald das Datum steht, sollten Sie den Veranstaltungsort, das Catering-Unternehmen sowie Referenten oder Künstler buchen. Im Idealfall passiert das bereits neun bis zwölf Monate im Voraus.

Danach kümmern Sie sich ums Einladungsmanagement. Über welche Kanäle soll die Einladung erfolgen? Wann soll die Einladung rausgehen? Müssen Gäste sich anmelden, und versenden Sie Teilnahmebestätigungen? Eventuell gehen Sie auch gestaffelt vor und versenden zwei oder drei Monate vorher ein «Save the date» und die Einladung folgt dann kurzfristiger. Überlegen Sie sich jetzt schon, ob Sie eine Zufriedenheitsumfrage durchführen möchten. Wenn ja, legen Sie auch gleich die Form fest. Die Gästebefragung kann auf einer simplen Karte erfolgen oder über einen Onlineservice wie beispielsweise Surveymonkey.

Kaum je ein Anlass verläuft wie am Schnürchen. Irgendetwas geht eigentlich immer schief. Einmal kommt die Technik zu spät, ein andermal wird jemand kurz vor seinem Auftritt von Unwohlsein befallen. Im besten Fall bemerkt das Publikum davon gar nichts.

Hansjörg Thoma, Sponsoring- & Eventleiter bei der Baoise sagt dazu: «Hinter einem Event steckt mehr Arbeit als die Meisten ahnen: Bei der Vorbereitung wie auch am Anlass selbst läuft hinter den Kulissen vieles, was der Gast nicht sieht, ja gar nicht sehen soll.»

Erfahrene Event-Manager planen darum Reserven für Unvorhergesehenes ein. Und Sie haben stets einen Plan B in der Tasche, damit Sie im Fall des Falles reagieren und den geplanten Programmpunkt mit etwas anderem ersetzen können.

Liegt Ihr Event hinter Ihnen, ist die Arbeit noch nicht vorbei. Nun sollten Sie zeitnah ein Debriefing mit Ihren internen Mitarbeitenden und externen Partnern durchführen.

Schliesslich erstellen Sie noch die Abrechnung, um eine detaillierten Budgetabgleich vornehmen zu können. Alle Resultate samt Feedback über die Gästebefragung halten Sie schriftlich fest, damit Sie die gewonnenen Erkenntnisse für kommende Veranstaltungen nutzen können. Denn auch bei Events gilt: Übung macht den Meister.