Gli eventi sono sempre apprezzati perché permettono di incontrarsi e di condividere un’esperienza comune. Per far sì che il vostro evento si svolga esattamente secondo i vostri desideri, è necessaria un’ottima organizzazione studiata per tempo.

Avete in programma un evento per collaboratori o clienti, una giornata porte aperte o semplicemente una bella festa? Ogni evento è diverso, eppure ci sono aspetti comuni che devono essere considerati in tutte le occasioni. Tenete sempre presente che l’organizzazione di un evento non va assolutamente sottovalutata. Una pianificazione riuscita considera anticipatamente tutti i processi, non tralascia alcun dettaglio e consente di reagire prontamente in caso di imprevisti.

Una preparazione buona e approfondita è indispensabile e consente di evitare brutte sorprese durante l’evento. Ad esempio, per il fatidico giorno X occorre prevedere un numero adeguato di aiutanti per poter far fronte a tutte le incombenze. L’ideale sarebbe affidare la gestione dell’evento a una persona adeguata e formare un team efficiente intorno ad essa. Perché pianificare eventi richiede lavoro di squadra. Nessuno può organizzare un grande evento da solo. Per questo è importante coinvolgere un numero sufficiente ma non eccessivo di persone: l’organizzazione deve essere sempre semplice ed efficiente. Quindi pensate attentamente a chi è fondamentale per il gruppo di lavoro e chi, invece, non lo è.

Innanzitutto dovete definire l’obiettivo e il gruppo target dell’evento. Fatto questo dovete decidere la data, prestando attenzione agli eventi concomitanti e a eventuali giorni festivi. Scegliete preferibilmente un giorno che potete sfruttare nella maniera più esclusiva possibile. Soltanto così otterrete una buona risposta da parte del pubblico. Una volta fissata la data, è necessario prenotare la location, il catering, i relatori o gli artisti. Idealmente tutto ciò dovrebbe avvenire con nove/dodici mesi di anticipo.

In seguito occorre occuparsi degli inviti. Attraverso quali canali inviarli? Quando spedirli? Gli invitati dovranno registrarsi o inviare una conferma di partecipazione? Eventualmente potete anche procedere a tappe e inviare un “save the date” con due o tre mesi di anticipo. L’invito ufficiale seguirà in un secondo tempo. Pensate già ora a un eventuale sondaggio sulla soddisfazione e alla modalità di esso. Ad esempio, potrete consegnare agli invitati una semplice cartolina oppure avvalervi di un servizio online come Surveymonkey.

È difficile che fili tutto liscio, anzi è molto probabile che capiti qualche contrattempo. A volte possono verificarsi dei problemi tecnici, altre volte uno dei referenti o degli artisti può sentirsi poco bene proprio all’ultimo minuto. Nel migliore dei casi, il pubblico non si accorge di nulla.

A questo proposito Hansjörg Thoma, responsabile Sponsor & Event della Basilese, afferma: «Dietro un evento c’è sempre più lavoro di quel che si possa immaginare: sia durante la preparazione che durante lo svolgimento stesso, molte cose avvengono dietro le quinte senza che gli invitati se ne accorgano».

Gli organizzatori di eventi più esperti pensano sempre a soluzioni alternative in caso di imprevisti e hanno sempre a disposizione un piano B che consenta di rimpiazzare un punto del programma in caso di necessità.

Una volta concluso l’evento, il lavoro non è ancora terminato. A questo punto sarebbe infatti opportuno svolgere un incontro di debriefing con i collaboratori interni e i partner esterni.

Infine è necessario fare i conti per fare un confronto dettagliato con il budget. Tutti i risultati, inclusi i feedback raccolti con il sondaggio svolto tra gli invitati, devono essere registrati per iscritto in modo tale da poterli utilizzare per gli eventi futuri. Perché anche nell’organizzazione degli eventi vale il proverbio: val più la pratica della grammatica.