Zahlungserinnerung schreiben – so geht’s: Ablauf, Mustertext und Vorlage

Ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung?

Die Zahlungserinnerung hat sich in der Schweiz als erstes, nett formuliertes Schreiben etabliert, das den Kunden an die ausstehende Zahlung erinnert. Faktisch ist die Zahlungserinnerung nichts anderes als die erste Mahnung.

Der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung liegt in der Tonalität. Der Übergang zwischen den beiden Formen ist jedoch fliessend. Ob der freundliche Ton der Zahlungserinnerung oder der deutlichere bis ultimative Ton der Mahnung angebracht ist, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden.

Die Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung hat die Funktion, einen säumigen Schuldner daran zu erinnern, dass er oder sie in Verzug ist. In Verzug gerät ein Kunde, wenn er die Zahlungsfrist, die vertraglich vereinbart oder auf der Rechnung angegeben wurde, nicht einhält. Beispiel: Heisst es auf der Rechnung «zahlbar innert 30 Tagen», besteht ab dem 31. Tag nach dem Rechnungsdatum ein Verzug.

Wann erhält der Kunde eine Zahlungserinnerung?

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, können Sie eine Zahlungserinnerung verschicken. Es empfiehlt sich jedoch, zwei bis drei Tage zu warten, denn eine Banküberweisung kann durchaus einige Tage dauern. Die Zahlungsfrist gibt vor, bis wann eine Rechnung beglichen werden muss. Da es keine verpflichtende Regelung gibt, ist jede Firma frei, die Zahlungsfrist festzulegen. In der Schweiz ist eine Frist von 30 Tagen am üblichsten. Je nach Branche und Leistung sind die Fristen jedoch sehr unterschiedlich. Hier einige Beispiele:

• Handwerker: Ihre Forderungen werden fällig, sobald sie ihre Arbeitsleistungen erbracht haben. Sie können Barzahlung vor Ort verlangen, bei Rechnungsstellung die Zahlungsfrist beliebig festsetzen oder eine Anzahlung fordern.
• Ärztinnen und Zahnärzte: Behandlung und Konsultation bilden rechtlich einen einfachen Vertrag. Deshalb könnte das Honorar direkt nach der Behandlung verlangt werden. In der Praxis hat sich jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen eingebürgert.
• Kauf/Verkauf von Waren: Eine Ware muss sofort bezahlt werden, wenn sie bezogen wird. Mit dem Online-Geschäft hat sich die Vorauszahlung auf breiter Front durchgesetzt. Wo die Bezahlung auf Rechnung möglich ist (in der Schweiz immer noch verbreitet), liegen die Zahlungsfristen meist zwischen 10 und 30 Tagen.

❌ Falsch: Massgebend für die Zahlungsfrist ist das Rechnungsdatum.

✅ Richtig: Entscheidend ist das Empfangsdatum der Rechnung. Geben Sie Ihren Kunden daher ein paar Tage über die Zahlungsfrist hinaus Zeit, bis Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschicken.
 

❌ Falsch: Die Zahlungsfrist beträgt bei Rechnungen generell 30 Tage.

✅ Richtig: Zahlungsfristen sind in der Schweiz nicht geregelt. Sie sind ein Entgegenkommen des Anbieters. Verbreitet sind bei Rechnungen Fristen von 10 und 30 Tagen.
 

❌ Falsch: Eine Zahlungsfrist bedeutet, dass man das Geld am letzten Tag dieser Frist bezahlt haben muss.

✅ Richtig: Das Geld muss am letzten Tag der Zahlungsfrist auf dem Konto des Empfängers eingetroffen sein.
 

❌ Falsch: Bei sofortiger Bezahlung darf der Kunde zwei oder drei Prozent Skonto abziehen.

✅ Richtig: Es gibt keinerlei Pflicht, einen solchen Preisnachlass zu gewähren. Skonto abziehen darf man nur, wenn dies ausdrücklich vorgesehen ist. Im Baugewerbe ist der Skonto weit verbreitet, auch wenn er nicht explizit gewährt wird. Der Skonto schafft eine Win-win-Situation: Der Lieferant kommt schneller zu seinem Geld, der Kunde muss ein bisschen weniger bezahlen.
 

❌ Falsch: Der Anbieter darf erst bei der letzten Mahnung Mahnspesen in Rechnung stellen.

✅ Richtig: Mahnspesen darf der Anbieter schon bei der Zahlungserinnerung verrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Mahnspesen im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) vorgesehen sind. Gesetzlich vorgesehen ist hingegen ein Verzugszins von fünf Prozent bereits ab der ersten Mahnung.
 

❌ Falsch: Der Anbieter muss seine Kunden dreimal mahnen – das dritte Mal per Einschreiben –, bis er die Betreibung einleiten darf.

✅ Richtig: Anbieter sind nicht verpflichtet, säumige Kunden zu mahnen. Sie können Kunden gleich nach Ablauf der Zahlungsfrist betreiben. Auch die Pflicht, eine Mahnung eingeschrieben zu verschicken, gibt es nicht.