Zahlungserinnerung schreiben – so geht’s: Ablauf, Mustertext und Vorlage

Sandra Felber, Agiles Team KMU
29. April 2022
Nach der Gründung
Wer eine Rechnung nicht bezahlt, muss an die Zahlungspflicht erinnert werden. In der Schweiz hat sich die Zahlungserinnerung als erste Mahnung etabliert. Wir zeigen Ihnen, worauf Sie achten müssen. Beispieltexte und eine Vorlage helfen Ihnen, ein freundliches Schreiben aufzusetzen.

Zuerst die gute Nachricht: Die Zahlungsmoral in der Schweiz ist gut. In einer internationalen Untersuchung rangiert die Schweiz hinter Österreich, Neuseeland und den Niederlanden auf Platz vier. Dennoch werden je nach Branche zwischen 10 und über 40 Prozent der Rechnungen nicht im Rahmen der gewährten Zahlungsfristen bezahlt. Gerade für Neugründungen und kleine Firmen kann das schnell zu Liquiditätsengpässen führen. Umso wichtiger ist daher, säumige Kundinnen oder Kunden an die Begleichung einer fälligen Rechnung zu erinnern. Die Zahlungserinnerung ist der erste Schritt dazu.

Keine gesetzliche Regelung für das Mahnwesen in der Schweiz

Im Unterschied etwa zu Deutschland ist das Mahnwesen in der Schweiz gesetzlich nicht geregelt. Es steht den Rechnungsstellenden (Gläubigern) frei, einen offenen Rechnungsbetrag einzufordern. Auch die Form der Mahnung ist weder gesetzlich geregelt noch sonst wie festgelegt. Schuldner können per E-Mail, mit einem eingeschriebenen Brief oder mündlich gemahnt werden. In der Praxis hat sich die schriftliche Form durchgesetzt. Der Grund dafür ist ihre Beweiskraft.

Aus rechtlicher Sicht gibt es keine Pflicht zur Mahnung – sie ist in der Schweiz eine freiwillige Zahlungserinnerung. Das bedeutet: Wer innerhalb der Zahlungsfrist nicht bezahlt, kann ohne Mahnung gleich betrieben werden. Gerade Start-ups mit noch kleiner Kundenbasis wollen aber nicht gleich mit der grossen Keule auf die Schuldner losgehen. Eine freundliche erste Aufforderung, die Schulden zu begleichen, kommt in der Regel besser an.

Ist die Zahlungserinnerung die erste Mahnung?

Die Zahlungserinnerung hat sich in der Schweiz als erstes, nett formuliertes Schreiben etabliert, das den Kunden an die ausstehende Zahlung erinnert. Faktisch ist die Zahlungserinnerung nichts anderes als die erste Mahnung.

Der Unterschied zwischen Zahlungserinnerung und Mahnung liegt in der Tonalität. Der Übergang zwischen den beiden Formen ist jedoch fliessend. Ob der freundliche Ton der Zahlungserinnerung oder der deutlichere bis ultimative Ton der Mahnung angebracht ist, muss jedes Unternehmen selbst entscheiden.

Die Zahlungserinnerung oder die erste Mahnung hat die Funktion, einen säumigen Schuldner daran zu erinnern, dass er oder sie in Verzug ist. In Verzug gerät ein Kunde, wenn er die Zahlungsfrist, die vertraglich vereinbart oder auf der Rechnung angegeben wurde, nicht einhält. Beispiel: Heisst es auf der Rechnung «zahlbar innert 30 Tagen», besteht ab dem 31. Tag nach dem Rechnungsdatum ein Verzug.

Wann erhält der Kunde eine Zahlungserinnerung?

Sobald die Zahlungsfrist abgelaufen ist, können Sie eine Zahlungserinnerung verschicken. Es empfiehlt sich jedoch, zwei bis drei Tage zu warten, denn eine Banküberweisung kann durchaus einige Tage dauern. Die Zahlungsfrist gibt vor, bis wann eine Rechnung beglichen werden muss. Da es keine verpflichtende Regelung gibt, ist jede Firma frei, die Zahlungsfrist festzulegen. In der Schweiz ist eine Frist von 30 Tagen am üblichsten. Je nach Branche und Leistung sind die Fristen jedoch sehr unterschiedlich. Hier einige Beispiele:

  • Handwerker: Ihre Forderungen werden fällig, sobald sie ihre Arbeitsleistungen erbracht haben. Sie können Barzahlung vor Ort verlangen, bei Rechnungsstellung die Zahlungsfrist beliebig festsetzen oder eine Anzahlung fordern.
  • Ärztinnen und Zahnärzte: Behandlung und Konsultation bilden rechtlich einen einfachen Vertrag. Deshalb könnte das Honorar direkt nach der Behandlung verlangt werden. In der Praxis hat sich jedoch eine Zahlungsfrist von 30 Tagen eingebürgert.
  • Kauf/Verkauf von Waren: Eine Ware muss sofort bezahlt werden, wenn sie bezogen wird. Mit dem Online-Geschäft hat sich die Vorauszahlung auf breiter Front durchgesetzt. Wo die Bezahlung auf Rechnung möglich ist (in der Schweiz immer noch verbreitet), liegen die Zahlungsfristen meist zwischen 10 und 30 Tagen.

Das gehört in eine Zahlungserinnerung

Da die Zahlungserinnerung die erste Mahnung ist, sollte sie auch alle Angaben darüber enthalten, wofür der Schuldner oder die Schuldnerin wie viel und bis wann bezahlen muss. Sie sollte daher den Empfänger darüber informieren: 

  • wer Sie sind,
  • welches Ihre Forderungen sind,
  • auf welche Rechnung/Leistungen sich Ihre Forderungen beziehen und
  • an wen sich die Forderungen richten.
Zahlungserinnerung Vorlage
  1. Ihr Unternehmen mit allen Kontaktdaten
  2. Name und Adresse des Empfängers
  3. Ort und Datum der Zahlungserinnerung
  4. Betreff: Zahlungserinnerung
  5. Rechnungsnummer und -datum
  6. Kundenummer (sofern vorhanden)
  7. Fälliger Rechnungsbetrag
  8. Neue Zahlungsfrist (optional)
  9. Grussformel
  10. Persönliche Unterschrift (fakultativ)
  11. Mehrwertsteuer-Nummer
  12. Bankverbindung

Sie können unsere Vorlage kostenlos herunterladen (DOCX, 40 KB). Alternativ passen Sie die Briefvorlage Ihres Unternehmens analog zu dieser Vorlage an.

💡 Gut zu wissen

Wenn Sie Ihre Rechnungen mit der kostenlosen Business Software unseres Partners Swiss21.org erstellen, können Sie Zahlungserinnerungen und Mahnungen per Klick auslösen, ohne weitere Daten erfassen zu müssen. Das Programm übernimmt die Daten direkt aus der Rechnung.

Mustertexte für Ihre Zahlungserinnerung

Der eigentliche Text der Zahlungserinnerung gliedert sich in drei Teile:

  • einen freundlichen Einstieg
  • den Hauptteil, der den Empfänger zur Zahlung der offenen Rechnung auffordert
  • einen freundlichen Abschluss

Nachfolgend finden Sie einige beispielhafte Formulierungen, die sich in der Praxis bewährt haben.

Beispiele für einen freundlichen Einstieg

Beispiele für die Zahlungsaufforderung

Beispiele für einen kundenfreundlichen Abschluss

Rechnungen bezahlen: falsche Vorstellungen

Beim Thema «Rechnungen bezahlen» halten sich zahlreiche Irrtümer hartnäckig. Wir benennen hier die häufigsten Fehleinschätzungen und zeigen, was wirklich gilt.

Falsch: Massgebend für die Zahlungsfrist ist das Rechnungsdatum.

Richtig: Entscheidend ist das Empfangsdatum der Rechnung. Geben Sie Ihren Kunden daher ein paar Tage über die Zahlungsfrist hinaus Zeit, bis Sie eine Zahlungserinnerung oder eine Mahnung verschicken.
 

Falsch: Die Zahlungsfrist beträgt bei Rechnungen generell 30 Tage.

Richtig: Zahlungsfristen sind in der Schweiz nicht geregelt. Sie sind ein Entgegenkommen des Anbieters. Verbreitet sind bei Rechnungen Fristen von 10 und 30 Tagen.
 

Falsch: Eine Zahlungsfrist bedeutet, dass man das Geld am letzten Tag dieser Frist bezahlt haben muss.

Richtig: Das Geld muss am letzten Tag der Zahlungsfrist auf dem Konto des Empfängers eingetroffen sein.
 

Falsch: Bei sofortiger Bezahlung darf der Kunde zwei oder drei Prozent Skonto abziehen.

Richtig: Es gibt keinerlei Pflicht, einen solchen Preisnachlass zu gewähren. Skonto abziehen darf man nur, wenn dies ausdrücklich vorgesehen ist. Im Baugewerbe ist der Skonto weit verbreitet, auch wenn er nicht explizit gewährt wird. Der Skonto schafft eine Win-win-Situation: Der Lieferant kommt schneller zu seinem Geld, der Kunde muss ein bisschen weniger bezahlen.
 

Falsch: Der Anbieter darf erst bei der letzten Mahnung Mahnspesen in Rechnung stellen.

Richtig: Mahnspesen darf der Anbieter schon bei der Zahlungserinnerung verrechnen. Voraussetzung dafür ist, dass Mahnspesen im Vertrag oder in den Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) vorgesehen sind. Gesetzlich vorgesehen ist hingegen ein Verzugszins von fünf Prozent bereits ab der ersten Mahnung.
 

Falsch: Der Anbieter muss seine Kunden dreimal mahnen – das dritte Mal per Einschreiben –, bis er die Betreibung einleiten darf.

Richtig: Anbieter sind nicht verpflichtet, säumige Kunden zu mahnen. Sie können Kunden gleich nach Ablauf der Zahlungsfrist betreiben. Auch die Pflicht, eine Mahnung eingeschrieben zu verschicken, gibt es nicht.

Zahlungserinnerung per Mausklick

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Mahnungsvorlage für die Schweiz

Die Mahnung ist wichtig, um offene Forderungen einzutreiben. Wir zeigen, wie Sie eine Mahnung schreiben, und unterstützen Sie mit einer Vorlage.

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