Mahnung schreiben leicht gemacht: die Vorlage

Sandra Felber, Agiles Team KMU
3. Mai 2022
Nach der Gründung
Die Zahlungsfrist für Ihre erbrachten Leistungen ist verstrichen und auf Ihre Zahlungserinnerung wurde nicht reagiert: Jetzt wird es Zeit, den säumigen Kunden mit einem Mahnschreiben auf die offene Rechnung hinzuweisen und den fälligen Betrag einzufordern.

Was in eine Mahnung gehört, wie der Mahnprozess abläuft und wann Mahnungen angebracht sind, ist gesetzlich nicht oder nur rudimentär geregelt. Wir haben daher für Sie nützliche Hinweise und Informationen zum Mahnprozess zusammengetragen und alles Wichtige in eine knappe Übersicht gepackt. Die praktischen Mahnungsvorlagen zum Herunterladen machen das Mahnwesen bei Ihnen schnell und einfach.

Nützliche Hinweise zum Mahnprozess

In der Schweiz ist ein dreistufiger Mahnprozess üblich:

  1. freundlich formulierte Zahlungserinnerung
  2. erste Mahnung 
  3. zweite und letzte Mahnung

Gemäss Schweizerischem Obligationenrecht dürfen Anbieter bei zu spät bezahlten Rechnungen einen Verzugszins von fünf Prozent pro Verzugsjahr auf den geschuldeten Betrag erheben. Dieser Verzugszins fällt jedoch frühestens nach Ablauf der Zahlungsfrist an. Zudem haben Sie die Möglichkeit, eine pauschale Mahngebühr zu erheben – allerdings nur dann, wenn Sie vertraglich darauf hinweisen. Dabei müssen die Mahngebühren genau bestimmt sein. Eine Formulierung wie «es werden Mahnspesen erhoben» genügt also nicht. Es muss beispielsweise heissen: «Bei der zweiten Mahnung fallen Gebühren von 40 Franken an.» Am besten weisen Sie die Konditionen für allfällige Verzugszinsen und Mahngebühren in Ihren Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) aus.

Rechtliche Grundlagen in der Schweiz

Für Mahnungen bestehen grundsätzlich keine zwingenden gesetzlichen Vorschriften. In der Schweiz besteht von Gesetzes wegen keine Pflicht zur Mahnung. Theoretisch könnten Sie also nach abgelaufener Zahlungsfrist direkt eine Betreibung einleiten. Dieses Vorgehen empfiehlt sich jedoch nicht. Zum einen ist es ein aufwändiger, mit Kosten verbundener Prozess, zum anderen trägt er selten dazu bei, die Zahlungsmoral des Kunden zu steigern.

Gründe für den Zahlungsverzug

Es gibt zahlreiche Gründe, warum Ihr Kunde oder Ihre Kundin die fällige Rechnung nicht beglichen hat. Vielleicht hat er oder sie diese verlegt oder schlichtweg vergessen. In diesem Fall reagieren Kunden in der Regel schnell auf ein Mahnschreiben und begleichen die Rechnung umgehend. Falls jedoch ein echter Liquiditätsengpass besteht, zeigt die Praxis, dass Sie eher zu Ihrem Geld kommen, wenn Sie den Schuldner direkt kontaktieren und gemeinsam eine Lösung wie etwa eine Zahlung in Raten suchen

Vorlage für die erste Mahnung

Bleibt die Zahlung trotz freundlich formulierter Zahlungserinnerung aus, ist es an der Zeit, die erste Mahnung zu schreiben. Stellen Sie diese etwa 10 bis 14 Tage nach Ablauf der Frist in der Zahlungserinnerung aus.

Mahnung Vorlage

Was muss alles in einer Mahnung stehen?

  1. Adresse Ihrer Firma
  2. Adresse des Schuldners
  3. Ort und Datum
  4. Rechnungsnummer der offenen Rechnung
  5. Verrechnete Leistungen und offener Betrag
  6. Verzugszins von 5 Prozent und/oder Mahngebühr (sofern vertraglich ausgewiesen)
  7. Neue Zahlungsfrist (in der Regel 10 bis 14 Tage)

 

💡 Gut zu wissen

Bleiben Sie freundlich und drohen Sie noch nicht mit Konsequenzen wie etwa einer Betreibung oder gerichtlichen Schritten. Wichtig ist, dass Sie die essenziellen Angaben aus der Rechnung noch einmal erwähnen.

Vorlage für die zweite Mahnung

Bleibt die Zahlung auch nach der ersten Mahnung aus, müssen Sie endgültige Klarheit schaffen und Ihrem Schuldner oder Ihrer Schuldnerin eine letzte Zahlungsaufforderung zustellen. Auch diese können Sie rund zehn Tage nach Verstreichen der letzten Frist versenden.

Fassen Sie auch hier, wie in der ersten Mahnung, alle wichtigen Eckdaten zusammen. Im Unterschied zur ersten Mahnung drohen Sie jetzt gerichtliche Schritte beziehungsweise eine Betreibung an. Hier gilt es vor allem zwei Regeln zu beachten: 

  • Unterlassen Sie anderweitige Androhungen, um sicherzugehen, dass Sie sich nicht strafbar machen.
  • Versenden Sie die zweite Mahnung als Einschreiben – Sie können diese im Betreibungsfall als Beweis verwenden.

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