Bien rédiger une sommation avec un modèle

Sandra Felber, équipe agile PME
3 mai 2022
Après la création d’entreprise
Le délai de paiement des services fournis a expiré et votre rappel n’a produit aucun effet. Il est donc temps d’envoyer un courrier de sommation au client retardataire pour exiger le règlement de la facture en souffrance.

La loi ne prescrit que peu d’éléments, voire aucun, quant au contenu, au déroulement et à l’adéquation des sommations. Nous avons donc réuni pour vous quelques conseils et informations utiles en la matière, et regroupé le tout en une présentation concise. Les modèles de sommation pratiques à télécharger vous faciliteront la démarche.

Conseils utiles sur le processus de sommation

En Suisse, un processus en trois temps est courant:

  1. un rappel cordial;
  2. une première sommation;
  3. une seconde et ultime sommation.

D’après le Code des obligations suisse, les prestataires sont en droit d’appliquer un intérêt moratoire de 5% par année de retard sur le montant dû en cas de paiement tardif des factures. Cet intérêt moratoire s’applique toutefois au plus tôt à l’expiration du délai de paiement. De plus, vous avez la possibilité de prélever des frais de sommation forfaitaires, mais uniquement si cela est mentionné contractuellement. Dans ce cas, ces frais doivent être déterminés avec précision. Une formulation du type «des frais de sommation seront facturés» ne suffit pas. Voici un exemple: «Lors de la seconde sommation, des frais de 40 francs sont dus.» Idéalement, précisez les conditions des intérêts moratoires et des frais de sommation éventuels dans vos conditions générales (CG).

Bases juridiques en Suisse

Fondamentalement, il n’existe pas de prescription légale impérative en matière de sommation. En Suisse, la loi n’oblige en aucun cas à effectuer une sommation. En théorie, vous pourriez donc engager une poursuite dès que le délai de paiement a expiré. Mais il est déconseillé de procéder ainsi. D’une part, car c’est un processus coûteux et, d’autre part, cela contribue rarement à améliorer la ponctualité des clients en matière de règlement.

Raisons du retard de paiement

Les raisons faisant que votre client n’a pas réglé la facture sont nombreuses. Peut-être l’a-t-il égarée, ou simplement oubliée. Dans ce genre de cas, les clients réagissent généralement rapidement au courrier de sommation et règlent immédiatement la facture. Mais s’il existe une vraie difficulté en matière de liquidités, la pratique démontre que vous avez plus de chances de récupérer votre dû en contactant directement le débiteur et en convenant d’une solution comme un paiement par mensualités.

Modèle de première sommation

Si, malgré votre rappel cordial, la facture reste en souffrance, il est temps de rédiger une première sommation. Envoyez-la environ 10 à 14 jours après l’expiration du délai indiqué dans le rappel.

Sommation

Que doit contenir une sommation?

Dans la première sommation, indiquez les données suivantes:

  1. adresse de votre entreprise;
  2. adresse du débiteur;
  3. lieu et date;
  4. numéro de facture de la facture impayée;
  5. prestations fournies et montant impayé;
  6. intérêt moratoire de 5% et/ou frais de sommation (s’ils figurent dans le contrat);
  7. nouveau délai de paiement (généralement 10 à 14 jours).

💡  Bon à savoir

Restez cordial et ne menacez pas votre client de conséquences comme une poursuite ou une procédure judiciaire. L’important est de mentionner à nouveau les éléments essentiels de la facture.

Modèle de seconde sommation

Si la facture n’est toujours pas réglée après la première sommation, vous devez clarifier définitivement la situation et envoyer une dernière demande de paiement à votre débiteur. Vous pouvez également l’envoyer une dizaine de jours après l’expiration du dernier délai.

Résumez ici aussi, comme dans la première sommation, toutes les données clés importantes. À la différence de la première sommation, vous pouvez menacer d’engager une procédure judiciaire ou une poursuite. Deux règles principales doivent être respectées:

  • abstenez-vous de toute autre menace afin de vous assurer que vous ne vous rendez pas coupable d’une infraction;
  • envoyez la seconde sommation en lettre recommandée, que vous pourrez utiliser comme preuve en cas de poursuite.

Sommation en un clic

Créez vos sommations et vos rappels en un clic grâce au logiciel métier gratuit de notre partenaire Swiss21.org.

Modèles de facture à télécharger pour Word ou Excel

Utilisez des modèles de facture pratiques pour votre facturation. Téléchargez-les au format Word ou Excel et profitez de conseils judicieux.

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