Bien rédiger un rappel: procédure, texte type et modèle

Sandra Felber, équipe agile PME
29 avril 2022
Après la création d’entreprise
Une facture non réglée doit entraîner l’envoi d’un rappel à l’obligation de paiement. En Suisse, le rappel s’est imposé comme première sommation. Nous vous présentons ce à quoi il faut veiller. Grâce à des exemples de texte et à un modèle, nous vous aidons à composer un courrier cordial.

D’abord, la bonne nouvelle: les Suisses sont plutôt ponctuels pour régler leurs factures. Une enquête internationale révèle que la Suisse occupe le quatrième rang en la matière, derrière l’Autriche, la Nouvelle-Zélande et les Pays-Bas. Mais selon les secteurs, entre 10% et plus de 40% des factures ne sont pas réglées en temps et en heure. Une situation pouvant rapidement mettre à l’épreuve les liquidités des jeunes entreprises et des petites sociétés. Il est donc d’autant plus important de rappeler aux clients retardataires qu’ils ont une facture à régler. Le rappel en constitue la première étape.

Le droit suisse est muet en matière de sommation

Contrairement à l’Allemagne, la sommation n’est pas réglementée par la loi en Suisse. L’émetteur de facture (créancier) a toute latitude pour exiger le paiement d’une facture en souffrance. La forme de la sommation n’est pas non plus inscrite dans la loi ni régie par elle. Le débiteur peut donc être rappelé à son obligation par lettre recommandée, par e-mail ou oralement. Dans la pratique, la forme écrite s’est imposée, en raison de son caractère de preuve opposable.

D’un point de vue légal, il n’y a aucune obligation de sommation; il s’agit en Suisse d’un rappel facultatif. En clair: une personne qui ne règle pas sa facture à temps peut être poursuivie immédiatement, sans sommation. Toutefois, les start-up qui ont encore une petite base de clients ne veulent pas s’attaquer directement aux débiteurs avec tout un arsenal. Une première demande cordiale pour régler le montant impayé est généralement plus adaptée.

Le rappel constitue-t-il la première sommation?

En Suisse, le rappel s’est imposé comme le premier courrier, formulé de manière cordiale, qui rappelle au client qu’un paiement est dû. Factuellement, il n’est en rien différent de la première sommation.

La différence entre les deux réside dans le ton utilisé. La transition entre les deux est toutefois floue. Il revient à chaque entreprise de décider si le ton cordial du rappel ou celui plus dur, voire à caractère d’ultimatum, de la sommation est adapté selon la situation.

Le rappel ou la première sommation a pour fonction de rappeler à un débiteur retardataire que son paiement est en souffrance. Le client est en retard de paiement lorsqu’il ne respecte pas le délai de paiement convenu contractuellement ou inscrit sur la facture. Exemple: si la facture indique «payable sous 30 jours», cela signifie qu’à partir du 31e jour après la date de la facture, le débiteur est en retard.

Quand le client reçoit-il un rappel?

Dès que le délai de paiement a expiré, vous pouvez envoyer un rappel. Il est toutefois recommandé de patienter deux à trois jours, car le virement bancaire peut prendre quelques jours. Le délai de paiement indique à quelle date la facture doit être réglée. Dans la mesure où il n’existe pas de réglementation contraignante, chaque entreprise est libre de fixer son délai de paiement. En Suisse, le délai de paiement de 30 jours est le plus courant. Selon les secteurs et les prestations, les délais peuvent cependant être très variables. Voici quelques exemples:

  • Artisans: les créances sont exigibles dès que leurs prestations ont été fournies. Ils peuvent exiger un paiement en espèces sur place, fixer le délai de paiement de leur choix lors de la facturation ou demander un acompte.
  • Médecins et dentistes: d’un point de vue juridique, le traitement et la consultation constituent un contrat simple. Par conséquent, les honoraires peuvent être exigés directement à la suite du traitement. Dans la pratique, le délai de paiement de 30 jours est toutefois devenu la norme.
  • Achat/vente de marchandises: une marchandise doit être payée dès qu’elle est sortie du rayon pour ainsi dire. Avec le commerce en ligne, l’avance s’est largement imposée. Là où le paiement sur facture est possible (un moyen de paiement toujours répandu en Suisse), les délais de paiement sont généralement compris entre 10 et 30 jours.

Un rappel en bonne et due forme

Dans la mesure où le rappel constitue la première sommation, il doit comprendre toutes les indications concernant ce que le débiteur doit payer, le montant et le délai. Vous devez donc informer votre destinataire de ce qui suit:

  • qui vous êtes;
  • quelles sont vos créances;
  • à quelle facture / quelles prestations vos créances se rapportent;
  • à qui les créances s’adressent.
rédiger un rappel
  1. Votre entreprise et ses coordonnées complètes
  2. Nom et adresse du destinataire
  3. Lieu et date du rappel
  4. Objet: Rappel
  5. Numéro et date de la facture
  6. Numéro client (si disponible)
  7. Montant de la facture impayée
  8. Nouveau délai de paiement (facultatif)
  9. Formule de politesse
  10. Signature personnelle (facultative)
  11. Numéro de TVA
  12. Coordonnées bancaires

Vous pouvez télécharger gratuitement nos modèles (DOCX, 40 KB). Vous pouvez également adapter le modèle de courrier de votre entreprise à celui-ci.

💡 Bon à savoir

Si vous établissez vos factures avec le logiciel métier gratuit de notre partenaire Swiss21.org, un clic suffit pour créer des rappels et des sommations, sans devoir saisir d’autres informations. Le programme reprend directement les données de la facture.

Textes types pour votre rappel

Le texte du rappel à proprement parler se divise en trois parties:

  • une introduction cordiale;
  • la partie principale, demandant au destinataire le paiement de la facture en souffrance;
  • une conclusion cordiale elle aussi.

Vous trouverez ci-dessous quelques exemples de formulations, qui ont fait leurs preuves dans la pratique.

Exemples d’une introduction cordiale

Exemples d’une demande de paiement

Exemples d’une conclusion cordiale

Régler ses factures: idées reçues

De nombreuses idées reçues ont la vie dure en matière de règlement de factures. Nous vous présentons ici les erreurs de jugement les plus fréquentes, et ce qu’il en est vraiment.

❌ Faux: la date de la facture est déterminante pour le délai de paiement.

✅ Vrai: la date de réception de la facture est déterminante. Par conséquent, accordez quelques jours à vos clients après l’expiration du délai de paiement avant d’envoyer un rappel ou une sommation.

❌ Faux: le délai de paiement des factures est généralement de 30 jours.

✅ Vrai: le droit suisse ne donne pas d’indication quant aux délais de paiement. Ceux-ci constituent une concession de la part du prestataire. Les délais usuels en la matière vont de 10 à 30 jours.

❌ Faux: un délai de paiement signifie que l’on doit avoir versé l’argent au dernier jour de ce délai.

✅ Vrai: l’argent doit être parvenu sur le compte du bénéficiaire le dernier jour du délai de paiement.

❌ Faux: en cas de règlement immédiat, le client peut déduire 2% ou 3% de taux d’escompte.

✅ Vrai: il n’existe aucune obligation d’octroyer une réduction de prix de ce type. L’escompte peut s’appliquer uniquement lorsqu’il est expressément prévu. Dans le secteur de la construction, l’escompte est très répandu, même s’il n’est pas explicitement accordé. L’escompte permet d’instaurer une situation gagnant-gagnant: le fournisseur obtient plus rapidement son argent, et le client paye un peu moins.

❌ Faux: le prestataire peut facturer des frais de sommation uniquement lors de l’ultime sommation.

✅ Vrai: le prestataire peut facturer des frais de sommation dès le rappel. La condition ici est que ces frais soient prévus au contrat ou dans les conditions générales (CG). En revanche, la loi prévoit un intérêt moratoire de 5% dès la première sommation.

❌ Faux: le prestataire doit rappeler par trois fois son client à son obligation de paiement – la troisième fois par lettre recommandée – avant de pouvoir engager une poursuite.

✅ Vrai: les prestataires ne sont pas tenus d’envoyer une sommation aux clients retardataires. Ils peuvent engager une poursuite dès l’expiration du délai de paiement. Il n’est pas non plus obligatoire d’envoyer une sommation par lettre recommandée.

Rappel en un clic

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Modèle de sommation pour la Suisse

La sommation est importante pour recouvrer les créances impayées. Nous vous présentons comment rédiger une sommation et vous aidons avec un modèle.

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