Ecco come scrivere un sollecito di pagamento: procedura, esempio di testo e modello

Sandra Felber, team agile PMI
29 aprile 2022
Dopo la fondazione
Se una fattura non viene pagata si deve ricordare l’obbligo di pagamento. Il sollecito di pagamento si è affermato in Svizzera come prima misura di ingiunzione. Vi mostriamo a cosa dovete fare attenzione. Gli esempi di testo e un modello vi aiutano a scrivere una lettera bonaria.

Per prima cosa la buona notizia: in Svizzera la tempestività di pagamento è buona. In uno studio internazionale la Svizzera si è collocata al quarto posto, alle spalle di Austria, Nuova Zelanda e Paesi Bassi. Tuttavia, entro i termini di pagamento concessi non viene saldato tra il 10 e il 40 per cento delle fatture a seconda del settore. Soprattutto nel caso di imprese piccole o di nuova costituzione ciò può causare rapidamente problemi di liquidità. Una ragione in più, quindi, per ricordare ai clienti o alle clienti che devono saldare le fatture scoperte. Il sollecito di pagamento è il primo passo in questa direzione.

Nessuna regolamentazione di legge per il recupero dei crediti in Svizzera

A differenza ad esempio della Germania, in Svizzera la procedura di recupero dei crediti non è regolata per legge. Chi emette una fattura (il creditore) è libero di richiederne l’importo scoperto. Anche la forma della diffida non è regolata dalla legge o definita in altro modo. I debitori possono essere diffidati via e-mail, con lettera raccomandata o in forma orale. Nella pratica si è affermata la forma scritta, dato il suo valore probatorio.

Dal punto di vista legale non c’è alcun obbligo di diffida – in Svizzera si tratta di un sollecito di pagamento volontario. Ciò significa che nei confronti di chi non paga entro il termine di pagamento può essere subito avviata la procedura di esecuzione, anche senza diffida. Soprattutto le start up con una base di clientela ancora piccola non vogliono tuttavia ricorrere subito a mezzi tanto drastici nei confronti dei creditori. Di solito si ottengono risultati migliori con una prima richiesta bonaria di saldare il debito.

Il sollecito di pagamento è la prima diffida?

Il sollecito di pagamento si è affermato in Svizzera come prima lettera formulata in modo bonario che ricorda al cliente il pagamento in sospeso. Di fatto il sollecito di pagamento non è altro che la prima diffida.

La differenza tra sollecito di pagamento e diffida risiede nel tono. Le due forme non sono tuttavia nettamente separate. Ogni impresa deve decidere in modo autonomo se sia più opportuno il tono bonario del sollecito di pagamento oppure il tono più chiaro o addirittura perentorio della diffida.

Il sollecito di pagamento o la prima diffida hanno la funzione di ricordare a un debitore moroso di essere in ritardo con il pagamento. Un cliente cade in mora se non rispetta il termine di pagamento concordato per contratto o indicato nella fattura. Esempio: se nella fattura viene indicato «Pagamento entro 30 giorni», la mora inizia il 31° giorno dalla data della fattura.

Quando viene inviato un sollecito di pagamento al cliente?

È possibile inviare un sollecito di pagamento non appena il termine di pagamento è scaduto. Si consiglia tuttavia di aspettare due o tre giorni, perché un bonifico bancario può certamente richiedere alcuni giorni. Il termine di pagamento stabilisce la data entro la quale deve essere saldata una fattura. Dato che non ci sono regole obbligatorie, ogni impresa è libera di definire il termine di pagamento. In Svizzera il termine più comune è di 30 giorni. I termini sono però molto diversi in base al settore e alle prestazione. Alcuni esempi:

  • Artigiani: i loro crediti devono essere pagati non appena hanno fornito le prestazioni lavorative. Possono esigere il pagamento in contanti sul posto, definire a piacere il termine di pagamento al momento della fatturazione o richiedere un anticipo.
  • Medici e dentisti: dal punto di vista giuridico, trattamenti e consulti rappresentano un contratto semplice. Per questo motivo potrebbero richiedere l’onorario subito dopo il trattamento. Nella pratica si è tuttavia affermato un termine di pagamento di 30 giorni.
  • Acquisto/vendita di merci: la merce deve essere pagata subito, non appena viene acquistata. Con gli acquisti online si è ampiamente affermato il pagamento anticipato. Nei casi in cui è possibile il pagamento su fattura (in Svizzera ancora diffuso), i termini di pagamento sono solitamente compresi tra 10 e 30 giorni.

Cosa va specificato in un sollecito di pagamento

Dato che il sollecito di pagamento è la prima diffida, dovrebbe riportare anche tutti i dati sul motivo per cui il debitore o la debitrice deve effettuare il pagamento, sull’importo e sul termine di scadenza. Dovrebbe inoltre informare il destinatario di quanto segue:

  • la vostra identità,
  • quali sono i vostri crediti,
  • a quale fattura/quali prestazioni si riferiscono tali crediti e
  • nei confronti di chi vengono vantati i crediti.
sollecito di pagamento
  1. La vostra impresa con tutti i dati di contatto
  2. Nome e indirizzo del destinatario
  3. Luogo e data del sollecito di pagamento
  4. Oggetto: Sollecito di pagamento
  5. Numero e data della fattura
  6. Numero cliente (se disponibile)
  7. Importo scoperto della fattura
  8. Nuovo termine di pagamento (opzionale)
  9. Formula di saluto
  10. Firma personale (facoltativa)
  11. Numero IVA
  12. Coordinate bancarie

Potete scaricare gratuitamente il nostro modello (DOCX, 40 KB). In alternativa adeguate il modello di lettera della vostra impresa sulla base di questo modello.

💡 Buono a sapersi

Se scrivete le fatture con il business software gratuito del nostro partner Swiss21.org, potete preparare i solleciti di pagamento e le diffide con un semplice clic senza dover immettere altri dati. Il programma utilizza direttamente i dati della fattura.

Esempi di testo per il sollecito di pagamento

Il testo vero e proprio del sollecito di pagamento si articola in tre parti:

  • Un incipit bonario
  • La parte principale in cui al destinatario viene richiesto di pagare la fattura scoperta
  • Una conclusione bonaria

Qui di seguito troverete alcuni esempi di formulazione che hanno dimostrato la loro efficacia nella pratica.

Esempi di incipit bonario

Esempi di sollecito di pagamento

Esempi di una conclusione bonaria

Pagamento di fatture: false opinioni

Riguardo al tema del “pagamento di fatture” ci sono diversi errori davvero tenaci. Qui indichiamo le opinioni sbagliate più comuni e spieghiamo cosa vale effettivamente.

❌ Falso: determinante per il termine di pagamento è la data della fattura.

Vero: decisiva è la data di ricezione della fattura. Per questo motivo concedete ai clienti un paio di giorni in più rispetto al termine di pagamento prima di inviare un sollecito o una diffida.

❌ Falso: il termine di pagamento di una fattura è generalmente di 30 giorni.

Vero: in Svizzera non ci sono regole per i termini di pagamento. Sono un segno della disponibilità del fornitore. Per le fatture sono diffusi termini di 10 e 30 giorni.

❌ Falso: un termine di pagamento significa che l’importo deve essere pagato l’ultimo giorno della scadenza.

Vero: l’ultimo giorno del termine di pagamento l’importo deve essere pervenuto sul conto del destinatario.

❌ Falso: nel caso di pagamento immediato il cliente può detrarre il due o tre per cento di sconto.

Vero: non c’è nessun obbligo di concedere tale sconto. La detrazione di uno sconto è consentita solo se ciò è previsto in modo esplicito. Nel settore edile lo sconto è molto diffuso anche se non viene concesso esplicitamente. Lo sconto crea una situazione win-win: il fornitore riceve il suo compenso prima e il cliente deve pagare un po’ di meno.

❌ Falso: il fornitore può fatturare le spese di diffida solo nell’ultima diffida.

Vero: il fornitore può fatturare le spese di diffida già nel sollecito di pagamento. La condizione è che le spese di diffida siano previste dal contratto o dalle condizioni generali (CG). È invece previsto per legge un interesse di mora del cinque per cento già dalla prima diffida.

❌ Falso: il fornitore deve diffidare tre volte i suoi clienti – la terza volta tramite raccomandata – prima di poter avviare la procedura di esecuzione.

Vero: i fornitori non sono tenuti a diffidare i clienti morosi. Possono avviare la procedura di esecuzione nei loro confronti subito dopo la scadenza del termine di pagamento. Non c’è neppure l’obbligo di inviare una diffida per raccomandata.

Sollecito di pagamento con un clic del mouse

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Modello di diffida per la Svizzera

La diffida è importante per il recupero di crediti scoperti. Vi mostriamo come scrivere una diffida e vi aiutiamo con un modello.

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