Scrivere una diffida è facile usando il modello

Sandra Felber, team agile PMI
3 maggio 2022
Dopo la fondazione
Il termine di pagamento per le prestazioni fornite è scaduto e non ci sono state reazioni al vostro sollecito: è il momento di ricordare al cliente moroso che non ha saldato la fattura e richiedere l’importo dovuto con una lettera di diffida.

La legge non definisce, o delinea solo in modo solo molto generico, cosa debba essere specificato in una diffida, quale sia la procedura da seguire e quando una diffida risulti opportuna. Per questo motivo abbiamo raccolto per voi indicazioni e informazioni utili sulla procedura di recupero dei crediti e riunito tutto l’essenziale in una panoramica concisa. I pratici modelli di diffida scaricabili rendono rapida e semplice la procedura di recupero dei crediti.

Indicazioni utili sulla procedura di recupero dei crediti

In Svizzera la procedura di recupero dei crediti comprende solitamente tre fasi:

  1. Sollecito di pagamento formulato in modo bonario
  2. Prima diffida
  3. Seconda e ultima diffida

Secondo il Codice delle obbligazioni svizzero, i fornitori possono applicare un interesse di mora del cinque per cento dell’importo dovuto per ogni anno di mora nel caso di fatture non saldate puntualmente. Tale interesse di mora inizia però a decorrere solo dopo la scadenza del termine di pagamento. È inoltre possibile applicare spese di diffida forfettarie – ma solo nel caso in cui sia stato indicato nel contratto. In questo caso le spese di diffida devono essere definite con precisione. Non è quindi sufficiente una formulazione come «vengono applicate spese di diffida». Si deve ad esempio scrivere: «con la seconda diffida vengono addebitate spese di diffida di 40 franchi svizzeri.» La cosa migliore è specificare le condizioni per eventuali interessi di mora e spese di diffida nelle condizioni generali (CG).

Basi giuridiche in Svizzera

In linea generale non ci sono disposizioni di legge imperative per le diffide. In Svizzera non esiste per legge un obbligo di diffida. In teoria si potrebbe quindi avviare una procedura di esecuzione subito dopo la scadenza del termine di pagamento. Tuttavia non è consigliabile procedere in questo modo. Da un lato si tratta di un processo complesso, che comporta delle spese, e dall’altro di solito non contribuisce a migliorare la tempestività di pagamento del cliente.

Motivi per il ritardo nel pagamento

Ci sono diversi motivi per cui il cliente o la cliente non ha saldato la fattura dovuta. Forse l’ha smarrita o ha semplicemente dimenticato di pagarla. In questo caso, di solito i clienti reagiscono in fretta a una lettera di diffida e saldano prontamente la fattura. Se tuttavia sussiste effettivamente un problema di liquidità, l’esperienza insegna che è più facile ottenere il denaro se si contatta direttamente il debitore per cercare insieme una soluzione, come ad esempio un pagamento a rate.

Modello per la prima diffida

Se il pagamento non viene eseguito nonostante il sollecito di pagamento formulato in modo bonario, è giunto il momento di scrivere la prima diffida. Inviatela circa 10-14 giorni dopo la scadenza del termine indicato nel sollecito di pagamento.

Diffida

Cosa deve contenere una diffida?

Completate la prima diffida con le seguenti informazioni:

  1. Indirizzo della vostra ditta
  2. Indirizzo del debitore
  3. Luogo e data
  4. Numero della fattura scoperta
  5. Prestazioni calcolate e importo scoperto
  6. Interesse di mora del 5 per cento e/o spese di diffida (se indicata nel contratto)
  7. Nuovo termine di pagamento (di solito da 10 a 14 giorni)

💡  Buono a sapersi

Mantenete il tono bonario e non prospettate ancora conseguenze come ad esempio una procedura di esecuzione o il ricorso alle vie legali. È importante ricordare ancora una volta i dati essenziali della fattura.

Modello per la seconda diffida

Se il pagamento non viene effettuato nemmeno dopo la prima diffida, dovete parlare in termini molto chiari e inviare al debitore o alla debitrice un’ultima ingiunzione di pagamento. Anche questa può essere inviata circa dieci giorni dopo la scadenza dell’ultimo termine.

Riportate anche qui in forma sintetica tutti i dati principali rilevanti, come nella prima diffida. A differenza che nella prima diffida, prospettate ora però il ricorso alle vie legali ovvero alla procedura di esecuzione. In questo caso si devono rispettare soprattutto due regole:

  • Evitate di prospettare misure di altro tipo per essere sicuri di non incorrere in un reato.
  • Inviate la seconda diffida come lettera raccomandata – in questo modo potrete impiegarla come prova in caso di procedura di esecuzione.

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