Scrivere un’offerta: creazione corretta con modelli in Word ed Excel

Manuel Thomas, team agile PMI
13 luglio 2022
Dopo la fondazione
In molti settori e rami di attività è consuetudine cercare di ottenere un ordine presentando un’offerta. La nostra guida con i modelli da scaricare vi mostra a cosa fare attenzione nella creazione di un’offerta, come è strutturata e quali sono gli errori da evitare.

Chi desidera acquistare un prodotto o un servizio da voi vuole sapere quanto costa e quali condizioni si applicano. Nelle boutique di abbigliamento, nei negozi di specialità gastronomiche o negli impianti di risalita di solito è chiaramente indicato a quale prezzo si ottenga una determinata prestazione. Tuttavia, per le imprese artigiane, di produzione e di servizi il prezzo spesso dipende da molti fattori. Per questo motivo, in questi settori è prassi comune specificare in un’offerta ciò che il cliente riceve al prezzo indicato. Creare un’offerta non è niente di eccezionale. Tuttavia vale la pena di prestare attenzione ad alcuni punti dato che l’offerta è l’inizio di una relazione commerciale. Di seguito troverete elencati i più importanti.

💡 Buono a sapersi

È possibile presentare un’offerta in forma orale o scritta . Si consiglia tuttavia la forma scritta. Questo è l’unico modo per dimostrare al di là di ogni dubbio cosa ha offerto il fornitore, a quale prezzo e in quale periodo di tempo. Se il cliente accetta l’offerta in una conferma dell’ordine, ad esempio, viene stipulato un contratto legalmente vincolante per entrambe le parti.

Con l’accettazione del mandato, il mandatario si obbliga a compiere, a norma del contratto, gli affari o servigi di cui viene incaricato.

Articolo 394 Codice delle obbligazioni (CO)

Il processo di offerta inizia prima dell’offerta

Prima di iniziare a scrivere l’offerta è consigliabile parlare con il cliente o la cliente, chiarire le esigenze e discutere le condizioni. Parlando con i clienti è possibile scoprire i loro interessi e le intenzioni specifiche e capire meglio quale servizio o prodotto sia più adatto alle loro esigenze. In uno scambio verbale solitamente è anche possibile chiarire l’entità del budget e le tempistiche, se non definitivamente, almeno a grandi linee.

Cosa si aspettano i clienti da un’offerta

Aspettativa razionale Aspettativa emotiva
Completezza Stile personale e individuale
Tutti i prezzi e le condizioni Nome e indirizzo corretti
Carattere vincolante Considerazione di esigenze importanti
Struttura chiara e concisa Grazie per la richiesta
Opzioni aggiuntive Persona di riferimento dedicata
Proposta di varianti Diversi canali di contatto
Consegna puntuale Impressione professionale

Struttura e contenuto: chiari, concisi e completi

Le offerte devono essere redatte in modo formale e descrivere le prestazioni in modo chiaro, preferibilmente sotto forma di elenco o di tabella. Se l’offerta può essere suddivisa in diverse fasi o aspetti specifici, è opportuno strutturarla in tal modo. La descrizione dei singoli prodotti e/o delle singole categorie di prestazioni deve essere il più possibile breve e dettagliata. Deve essere immediatamente chiaro ai clienti cosa ricevono.

Contenuti fondamentali di un’offerta

  • Chiarezza: i prodotti e i servizi devono essere definiti nel modo più preciso possibile per evitare malintesi; eventualmente allegare le schede dei prodotti con le specifiche.
  • Quantità e prezzi: prezzi unitari e/o tariffe orarie. Se non è possibile determinare in anticipo il tempo necessario o i costi di produzione, indicare che si tratta di stime e su che base si fondano. Indicare in modo trasparente eventuali sconti. La trasparenza e la comprensibilità sono fondamentali in questo aspetto del contenuto.
  • Tempi di produzione/consegna: vanno indicati il più precisamente possibile, eventualmente specificando intervalli di tempo; nel caso di progetti di lunga durata indicare le fasi con i tempi e le condizioni di consegna previsti.
  • Spedizione/imballaggio: indicare i costi corrispondenti, specificare il tipo di spedizione.
  • Spese e commissioni: specificare i costi aggiuntivi per viaggio, pernottamento, vitto; soluzione molto diffusa: una percentuale fissa sui costi per le prestazioni proprie.
  • Condizioni di pagamento: termini di pagamento e coordinate bancarie; nel caso di progetti di lunga durata specificare pagamenti parziali.
  • Riferimento alle CG: Le aziende che dispongono di condizioni generali (CG) devono assolutamente farvi riferimento nell’offerta o allegarle all’offerta stessa.
  • Ulteriori informazioni: le informazioni importanti al di là dei punti sopra citati, come ad esempio le informazioni sui diritti di utilizzo o le disposizioni per le spese supplementari, devono essere riportate in un documento separata; fare esplicito riferimento a questo documento nell’offerta.

È lecito chiedere un compenso per la preparazione di un’offerta?

Di solito non è consentito far pagare le offerte. Ma in alcuni casi è possibile. Potete addebitare il tempo e l’impegno necessari per la preparazione di un’offerta se ciò è consueto nel settore o se l’offerta comporta una molto lavoro per voi, ad esempio perché dovete effettuare rilievi topografici o disegnare progetti. Dovete assolutamente fare presente ai clienti che ne risulteranno delle spese da quantificare con esattezza.

Redigere offerte è facile

Un’offerta deve assolutamente contenere le seguenti informazioni:

  1. Nome, indirizzo e logo del fornitore di prestazioni
  2. Nome e indirizzo del beneficiario delle prestazioni; eventualmente numero cliente interno
  3. Numero e data dell’offerta, persona di riferimento con indirizzo e-mail e numero di telefono diretto
  4. Titolo: oggetto dell’offerta
  5. Tipo, oggetto ed entità delle prestazioni offerte con prezzi unitari e totali
  6. Specificare sconti e/o ribassi
  7. Indicare separatamente l’IVA*
  8. Periodo di validità e termini di consegna, indicare anche lo sconto e le condizioni di pagamento (ad es. rate)

* Nel caso dei consumatori finali, i prezzi devono assolutamente essere indicati con l’IVA.

Modelli di offerta in Word

Modelli di offerta in Word ed Excel

Word Logo

Usate il nostro modello di offerta in formato Word e inserite i vostri dati. Questo modello è pensato per indicazioni più brevi dei costi. Selezionate nella tabella la tariffa oraria o il prezzo unitario e la quantità o il numero in base a ciò che desiderate fatturare: un prodotto o un servizio. Inviate infine il documento ai vostri clienti come file PDF.

Excel Logo

Create la vostra prossima offerta con questo modello in formato Excel. Il modello è adatto a indicazioni dei costi più lunghe, in particolare per prodotti. La tabella è configurata in modo che le somme e l’imposta sul valore aggiunto vengano calcolate automaticamente. Anche dal modello Excel potete generare un file PDF da inviare ai clienti.

Creare un’offerta in modo completamente digitale

La preparazione dell’offerta con il software appropriato è ancora più rapida che con i modelli in Excel e Word. Da un lato sono disponibili sul mercato programmi studiati esclusivamente per la creazione di offerte e fatture (e solitamente anche di diffide). Tuttavia, parte del lavoro viene ancora svolto manualmente.

Più complete sono soluzioni di software commerciali che coprono tutti i processi finanziari. Tutte le informazioni importanti vengono inserite automaticamente in un modello che dispone di ampie possibilità di strutturazione. Con un solo clic è possibile importare i dati degli indirizzi memorizzati, le posizioni dei prodotti e i moduli di testo. Con il nostro partner Swiss21.org potete ottenere gratuitamente questo pacchetto completo fino a un limite di 2100 documenti all’anno e 2100 contatti.

Un buon follow-up è metà dell’opera

Non esiste una regola generale che stabilisca la data in cui è possibile effettuare un follow-up. Ciò dipende dal prodotto o servizio offerto, ma anche dal settore e dall’entità del progetto. Per quanto riguarda il follow-up, la regola generale è: attendere almeno 3 giorni, al massimo 14 giorni, a meno che il cliente non abbia indicato già in precedenza – come avviene di solito per i grandi progetti – quando prevede di inviare una risposta ai fornitori.

Quando chiedete maggiori particolari, ponete domande aperte a cui non si può rispondere con un sì o con un no, perché un no spesso fa terminare la conversazione. Le domande aperte sono, ad esempio, «Come valuta la nostra offerta?» o «Dove vede necessità di precisazione / ottimizzazione?».

Anche se si riceve un rifiuto, e soprattutto in tal caso, può essere utile chiedere al cliente o alla cliente il motivo. Le risposte vi forniranno informazioni importanti per progetti, richieste e offerte future.

Errori comuni nelle offerte

Anche se la preparazione delle offerte non è niente di eccezionale, ci sono alcuni errori frequenti. Gli errori più comuni sono:

  • Si presta troppo poca attenzione alle richieste più importanti dei clienti.
  • Mancano i benefici e i vantaggi per il cliente.
  • Viene trascurata la differenza tra offerta approssimativa e dettagliata.
  • L’offerta non è chiara.
  • Il calendario degli appuntamenti è poco preciso o troppo approssimativo.
  • L'offerta arriva dopo la data concordata.

Come ottenere più richieste di offerta

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