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Einfach gründen: So geht Firmengründung in der Schweiz Offerte schreiben: korrektes Erstellen mit Vorlagen in Word und Excel
Manuel Thomas, Agiles Team KMU 13. Juli 2022 Nach der Gründung

In vielen Branchen und Geschäftsbereichen ist es üblich, sich mit einer Offerte um einen Auftrag zu bewerben. Unser Ratgeber mit Vorlagen zum Herunterladen zeigt Ihnen, was Sie bei der Erstellung eines Angebots beachten müssen, wie die Offerte aufgebaut ist und welche Fehler es zu vermeiden gilt.

Wer bei Ihnen ein Produkt oder eine Dienstleistung beziehen möchte, will wissen, was wie viel kostet und welche Bedingungen gelten. In der Kleiderboutique, im Delikatessgeschäft oder bei der Bergbahn ist meist gut einsehbar angeschrieben, welche Leistung es zu welchem Preis gibt. Bei Handwerks-, Produktions- und Dienstleistungsbetrieben hängt der Preis jedoch oft von vielen Faktoren ab. Darum ist es in diesen Angebotsbereichen üblich, in einer Offerte auszuweisen, was die Kundin oder der Kunde für den angegebenen Preis bekommt. Das Erstellen eines Angebots ist keine Hexerei. Es lohnt sich aber, einige Punkte zu beachten, steht das Angebot doch am Anfang einer Geschäftsbeziehung. Nachfolgend finden Sie die wichtigsten Punkte.

💡 Gut zu wissen

Ein Angebot können Sie schriftlich oder mündlich abgeben. Dennoch empfiehlt sich die schriftliche Form. Nur so lässt sich zweifelsfrei nachweisen, was der Anbieter zu welchem Preis und in welchem Zeitraum angeboten hat. Stimmt der Kunde beispielsweise in einer Auftragsbestätigung dem Angebot zu, kommt rechtlich ein Vertrag zustande, der für beide Seiten bindend ist.

«Durch die Annahme eines Auftrags verpflichtet sich der Beauftragte, die ihm übertragenen Geschäfte oder Dienste vertragsgemäss zu besorgen.»

Der Angebotsprozess beginnt vor der Offerte

Bevor Sie sich daran machen, das Angebot niederzuschreiben, ist es ratsam, sich mit dem Kunden oder der Kundin auszutauschen, Bedürfnisse zu klären und Bedingungen zu besprechen. Im Gespräch können Sie spezifische Anliegen und Absichten der Kunden herausfinden und bekommen ein besseres Verständnis davon, welcher Service oder welches Produkt am besten zu den Kundenbedürfnissen passt. Im verbalen Austausch lassen sich meist auch Budgetgrössen und Zeitrahmen wenn nicht endgültig klären, so doch wenigstens eingrenzen.

Das erwarten Kunden von einer Offerte
Rationale Erwartung Emotionale Erwartung
Vollständigkeit Persönlicher und individueller Stil
Alle Preise und Konditionen Korrekte Namens- und Adressangaben
Verbindlichkeit Berücksichtigung wichtiger Bedürfnisse
Übersichtliche und klare Struktur Dank für Anfrage
Zusätzliche Optionen Persönlicher Ansprechpartner
Vorschlag von Varianten Verschiedene Kanäle für Kontaktaufnahme
Pünktliche Zustellung Professioneller Eindruck

 

Struktur und Inhalt: übersichtlich, klar und vollständig

Offerten sollten formell abgefasst sein und die Leistungen übersichtlich darstellen, am besten in Listenform oder als Tabelle. Wenn sich das Angebot in verschiedene Phasen oder Teilaspekte unterteilen lässt, ist eine entsprechende Aufteilung angebracht. Die Beschreibung der einzelnen Produkte und/oder Leistungskategorien ist so kurz wie möglich und so ausführlich wie nötig zu halten. Den Kunden muss sofort klar sein, was sie bekommen.

Diese Inhalte gehören in eine Offerte

  • Produktbeschreibungen: Produkte und Dienstleistungen sind so genau wie möglich zu bezeichnen, um Missverständnissen vorzubeugen; allenfalls Produktblätter mit Spezifikationen beilegen.
  • Mengen und Preise: Stückpreise und/oder Stundenansätze. Wenn Aufwand oder Produktionskosten nicht im Voraus festgelegt werden können, Schätzungen als solche kennzeichnen und deren Grundlage klar machen. Allfällige Rabatte transparent angeben. Bei diesem Inhaltspunkt sind Transparenz und Nachvollziehbarkeit oberstes Gebot.
  • Produktions-/Lieferzeit: so präzis wie möglich angeben, eventuell mit Zeiträumen arbeiten; bei langer Projektdauer Phasen mit mutmasslichen Lieferzeiten und Bedingungen benennen.
  • Versand/Verpackung: entsprechende Kosten ausweisen, Versandart angeben.
  • Spesen und Gebühren: Zusätzliche Kosten für Reisen, Übernachtung, Verpflegung ausweisen; verbreiteter Ansatz: ein fixer Prozentsatz auf die Kosten für Eigenleistungen.
  • Zahlungsbedingungen: Zahlungsfristen und Bankverbindung; bei langer Projektdauer Teilzahlungen spezifizieren.
  • Verweis auf AGB: Firmen mit allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sollten in der Offerte unbedingt darauf verweisen oder sie dem Angebot beilegen.
  • Weitere Details: Wichtige Informationen, die über die oben erwähnten Punkte hinausgehen, etwa Angaben zu den Nutzungsrechten oder Regelung bei Zusatzaufwänden, sollten in einem separaten Schreiben ausgeführt werden; in der Offerte ausdrücklich auf dieses Schreiben hinweisen.

Darf man die Erstellung einer Offerte verrechnen?

Für Offerten dürfen Sie meistens nichts in Rechnung stellen. In einigen Fällen aber doch. Den Aufwand für die Erstellung eines Angebots dürfen Sie verrechnen, wenn dies branchenüblich ist oder wenn Ihnen daraus ein grosser Aufwand erwächst, weil Sie beispielsweise ein Gelände vermessen oder Pläne erstellen müssen. Sie müssen den Kunden unbedingt darauf aufmerksam machen, dass Kosten entstehen, und diese auch exakt beziffern.

Offerten schreiben leicht gemacht

Folgende Angaben sollten in einer Offerte unbedingt enthalten sein:

  1. Name, Adresse und Logo des Leistungserbringers
  2. Name und Adresse des Leistungsempfängers; allenfalls interne Kundennummer
  3. Nummer und Datum der Offerte, Ansprech-partner mit E-Mail-Adresse und direkterTelefonnummer
  4. Titel: Gegenstand der Offerte
  5. Art, Gegenstand und Umfang der offerierten Leistungen mit Stück- und Totalpreisen
  6. Rabatt und/oder Skonto angeben
  7. MwSt. separat ausweisen (handelt es sich um Endkonsumenten, sind die Preise zwingend mit Mehrwertsteuer auszuweisen)
  8. Gültigkeitsdauer und Lieferfristen, hier auch Skonto und Zahlungskonditionen (zum Beispiel Teilzahlungen) angeben
Offertvorlagen in Word und Excel

Nutzen Sie unsere Offertvorlage im Word-Format und ergänzen Sie Ihre Angaben. Diese Vorlage ist für kürzere Aufstellungen gedacht. Wählen Sie in der Tabelle zwischen Stundensatz oder Stückpreis und zwischen Menge oder Anzahl – je nachdem, ob Sie ein Produkt oder eine Dienstleistung in Rechnung stellen möchten. Versenden Sie das Dokument schliesslich als PDF-Datei an Ihren Kunden.

Erstellen Sie Ihre nächste Offerte mit dieser Vorlage im Excel-Format. Die Vorlage eignet sich für längere Kostenaufstellungen, insbesondere für Produkte. Die Tabelle ist so konfiguriert, dass die Summen sowie die Mehrwertsteuer automatisch errechnet werden. Auch aus der Excel-Vorlage können Sie eine PDF-Datei für den Kundenversand generieren.

Offerte voll digital erstellen

Noch schneller als mit Excel- und Word-Vorlagen geht die Offerterstellung mit einer entsprechenden Software. Im Markt erhältlich sind zum einen Programme, die ausschliesslich für die Erstellung von Offerten und Rechnungen (meist auch Mahnungen) ausgelegt sind. Ein Teil der Arbeit erfolgt aber weiterhin manuell.

Weiter gehen Geschäftssoftware-Lösungen, die alle Finanzprozesse abdecken. Alle wichtigen Angaben werden dabei automatisch in eine Vorlage eingefüllt, die über weitgehende Gestaltungsmöglichkeiten verfügt. Mit einem Klick importieren Sie hinterlegte Adressdaten, Produktpositionen und Textbausteine. Bei unserem Partner Swiss21.org bekommen Sie ein solches Gesamtpaket kostenlos bis zu einem Grenzwert von 2100 Belegen pro Jahr und 2100 Kontakten.

Richtig nachgefasst ist halb gewonnen

Eine allgemeine Regel, ab welchem Termin ein Nachfassen zulässig ist, gibt es nicht. Das hängt vom offerierten Produkt oder von der Dienstleistung ab, aber auch von der Branche und dem Projektumfang. Beim Nachfassen gilt die Faustregel: frühestens nach 3 Tagen, spätestens nach 14 Tagen, es sei denn, die Kundschaft gibt – wie bei grossen Projekten üblich – im Vorfeld an, bis wann die Anbieter mit einem Feedback rechnen können.

Wenn Sie nachfragen, stellen Sie offene Fragen, die nicht mit Ja oder Nein beantwortet werden können – denn bei einem Nein ist das Gespräch oft schon beendet. Offene Fragen sind beispielsweise «Wie beurteilen Sie unsere Offerte?» oder «Wo sehen Sie Präzisierungs-/Optimierungsbedarf?».

Auch und gerade wenn Sie eine Absage erhalten, kann es lohnend sein, die Kundin oder den Kunden nach den Gründen zu fragen. Die Antworten geben Ihnen wichtige Hinweise für künftige Projekte, Anfragen und Offerten.

Häufige Fehler in Offerten

Auch wenn die Erstellung von Offerten keine Hexerei ist, gibt es doch ein paar Fehler, die immer wieder vorkommen. Die häufigsten Fehler sind:

  • Den wichtigsten Kundenanliegen wird zu wenig Beachtung geschenkt.
  • Nutzen und Vorteile für den Kunden fehlen.
  • Unterschied zwischen Grob- und Detailofferte wird vernachlässigt.
  • Die Offerte ist unübersichtlich.
  • Terminpläne sind zu wenig genau oder zu summarisch.
  • Die Offerte trifft nach dem vereinbarten Zeitpunkt ein.

Gryps, das führende Beschaffungsportal für kleine Unternehmen, bietet gerade Start-ups eine hervorragende Möglichkeit, als Gryps-Partner ein breites Publikum zu erreichen.

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