Beschaffung für Gründer leicht gemacht: Anbieter finden & Offerte einholen

Manuel Thomas, Agiles Team KMU & Käthi Zeugin, Gryps
16. August 2022
Gründung
Kopierer, IT-Unterstützung, BVG-Versicherung – zum Firmenstart müssen Sie vieles beschaffen, was nicht zu Ihrem Kerngeschäft gehört. In unserem Ratgeber geben wir Ihnen zahlreiche Tipps, wie Sie den passenden Anbieter finden und eine Offerte einholen.

Welche Telefonanlage eignet sich für mein Unternehmen? Muss ich für meine Angestellten eine Krankentaggeldversicherung abschliessen? Und mit welchem Preisrahmen muss ich ungefähr rechnen? Für einen erfolgreichen Firmenstart brauchen Sie vieles, über das Sie oft kaum Bescheid wissen, zum Beispiel:

Mit diesen Tipps finden Sie ohne grossen Aufwand den richtigen Anbieter und wissen, was in der Verhandlung wichtig ist:

Gute Lösungen für Pensionskasse, Unfallversicherung, Krankentaggeld

Berufliche Vorsorge

Sobald Sie Personal einstellen, kommt eine ganze Reihe von Versicherungspflichten auf Sie zu: Sie müssen Ihre Angestellten bei der AHV anmelden, sie gegen Arbeitslosigkeit und Unfall versichern und brauchen eine Pensionskassenlösung (BVG). Gilt in Ihrer Branche ein allgemeinverbindlicher GAV, ist oft auch eine Krankentaggeldversicherung obligatorisch.

💡 Gut zu wissen

Wenn Sie eine GmbH oder AG führen, gilt das alles auch für Sie selbst. Denn selbst mit einer Einpersonen-GmbH gelten Sie als angestellt in Ihrer eigenen Firma. 

Bei einer Pensionskasse versichern müssen Sie Mitarbeitende mit einem Jahreslohn von mindestens 21'510 Franken (Stand 2022). Die Angebote der Pensionskassen sind sehr unterschiedlich: Sie können eine BVG-Minimallösung wählen – dann ist der versicherte Lohn auf maximal 86'040 Franken begrenzt. Oder Sie entscheiden sich für einen Vorsorgeplan, der beispielsweise bessere Leistungen bei Invalidität und Tod vorsieht, auch Löhne über dem BVG-Maximum versichert oder eine Kaderversicherung bietet.

Tipps zur beruflichen Vorsorge

  • Die berufliche Vorsorge ist komplex. Ohne ein persönliches Gespräch mit Ihnen kann ein Versicherungsexperte keine vernünftige Offerte stellen – die Zeit für einen ausführlichen Austausch lohnt sich beim Evaluieren der BVG-Versicherung.
  • Die Prämie für die BVG-Versicherung setzt sich zusammen aus einem Spar- und einem Risikoteil sowie einem Anteil an den Verwaltungskosten der Pensionskasse. Vergleichen Sie nie nur den Totalbetrag, sondern immer alle drei Beträge. 
  • Es lohnt sich, den Spar- und den Risikoteil zuerst festzulegen, damit Sie die Angebote der Versicherer auf der gleichen Basis vergleichen können.

Unfallversicherung

Eine Unfallversicherung gemäss UVG müssen Sie für alle Angestellten abschliessen – auch für Ihre Ehefrau, Ihren Partner, wenn diese im Betrieb mitarbeiten und einen Lohn beziehen. Die Versicherung für Betriebsunfall (BU) ist für alle Mitarbeitenden obligatorisch, egal wie tief ihr Arbeitspensum ist. Gegen Unfälle in der Freizeit (NBU) versichern Sie Angestellte, die mindestens acht Wochenstunden in Ihrem Betrieb arbeiten. 

Tipps zur Unfallversicherung

  • Klären Sie ab, ob Sie die Unfallversicherung bei der SUVA abschliessen müssen. Das ist etwa im Hoch- und Tiefbau oder im Personalverleih der Fall. Wenn nicht, können Sie den Versicherer frei wählen.
  • Die Prämien für die Berufsunfallversicherung geht ganz zu Ihren Lasten. Die Prämien für die NBU-Versicherung können Sie den Angestellten vom Lohn abziehen. Wenn Sie sich an der NBU-Prämie beteiligen, positionieren Sie sich als sozialer Arbeitgeber.

Krankentaggeld

Die Krankentaggeldversicherung (KTG) ist freiwillig – ausser, wenn ein GAV sie vorschreibt. Doch sie lohnt sich. Denn wenn ein Mitarbeiter krank wird und länger ausfällt, haben Sie eine Lohnfortzahlungspflicht: Sie müssen den Lohn weiterzahlen, ohne dafür eine Gegenleistung zu erhalten – im ersten Dienstjahr für drei Wochen, mit jedem weiteren Dienstjahr länger. Das kann ein empfindliches Loch ins Budget reissen. Haben Sie eine KTG-Versicherung abgeschlossen, übernimmt diese die Zahlungen – in der Regel 80 Prozent des Lohnes während 720 oder 730 Tagen.

Tipps zur Krankentaggeldversicherung

  • Je früher die Zahlungen der KTG-Versicherung einsetzen sollen, desto höher sind die Prämien. Viele KMU wählen deshalb eine Wartefrist von 30 Tagen, um Prämien zu sparen (kürzere Wartefristen erhöhen die Prämie massiv).
  • Arbeitnehmende erwarten heute, dass die Firma eine Krankentaggeldversicherung anbietet. Denn damit sind sie bei einer längeren Erkrankung besser abgesichert. Wenn Sie mehr als die Hälfte der Prämien übernehmen, ist dies ein Plus bei der Rekrutierung von Personal.
  • Auch Ihr eigenes Einkommen können Sie über eine KTG-Versicherung absichern. Haben Sie eine Kollektivversicherung für Ihre Mitarbeitenden abgeschlossen, können Sie sich dieser anschliessen. Oder Sie schliessen für sich eine Einzelversicherung ab.

Telefonanlage – Kriterien für Ihre Wahl

Wenn Sie nicht als Freelancer von zu Hause aus arbeiten, gehört eine gute Telefonanlage zur Grundausrüstung. Schliesslich sollen Ihre Kundinnen und Lieferanten Sie jederzeit problemlos erreichen können. Das sind die Kriterien für Ihre Wahl:

  • Wie viele Personen telefonieren für Ihr Unternehmen? Wie oft sind diese am Telefon? Telefonieren sie häufig von unterwegs?
  • Welche Funktionen benötigen Sie? Wartemusik, Konferenzschaltungen, Integration der Firmenhandys, Videotelefonie …
  • Wird hauptsächlich im Inland telefoniert oder auch oft ins Ausland?
  • Soll der Telefonserver bei Ihnen stehen und möchten Sie den Service aus der Cloud beziehen?

Tipps zur Auswahl der passenden Telefonanlage

  • Es lohnt sich, schon beim Firmenstart auf die neuste Technologie zu setzen, auf Internet-Telefonie per VoIP. Damit können auch Mitarbeitende im Homeoffice oder unterwegs einfach eingebunden werden. Zusätzliche Teilnehmer lassen sich problemlos zuschalten. So kann die Telefonanlage mit Ihrem Unternehmen wachsen.
  • Statt die Telefonanlage zu kaufen, wählen viele KMU eine Cloud-Lösung. Die Vorteile: Sie sparen die Investitionskosten und bezahlen nur, was Sie momentan brauchen. Zudem ist keinerlei Know-how nötig: Set-up, Wartung etc. werden vom Betreiber erledigt. Und Sie haben maximale Flexibilität für den späteren Ausbau. 
  • Fragen Sie nach, was die Aufschaltung von neuen Mitarbeitenden kostet und ob Sie dies intern machen können.

Buchhaltung – selbst machen oder auslagern?

Buchhaltung ist lästig und gerade bei der Firmengründung fehlt oft die Zeit dafür. Dennoch: Wenn immer möglich sollten Sie das Schreiben von Rechnungen wie auch von Offerten und Auftragsbestätigungen selbst übernehmen. Auslagern lohnt sich hier kaum.

Verfügen Sie über gute buchhalterische Kenntnisse, können Sie auch die Finanzbuchhaltung inklusive Jahresabschluss und Steuererklärung selbst erledigen. Das hat den Vorteil, dass Sie jederzeit genau wissen, wie es in Ihrem Unternehmen läuft.

Oft lohnt es sich aber, diese Arbeiten auszulagern: Ein versierter Treuhänder, eine Buchhaltungsexpertin verbucht schnell, liefert Ihnen einen korrekten Jahresabschluss, übernimmt die Mehrwertsteuerabrechnung und die Steuererklärung. Sie gewinnen Zeit, die Sie für den Aufbau Ihres Unternehmens einsetzen können, und haben die Garantie, dass die Buchhaltung korrekt geführt wird. Und Sie haben einen Experten, eine Spezialistin an der Seite, die Sie auch in anderen Fragen der Unternehmensführung beraten können.

Tipps zur Wahl des passenden Anbieters

  • Wählen Sie für Ihre Buchhaltung eine Treuhandfirma, die auf KMU spezialisiert ist und Erfahrung in Ihrer Branche und in Ihrer Region hat.
  • Je besser aufbereitet Sie die Belege an den Treuhänder weitergeben, desto weniger Aufwand hat und verrechnet er.
  • Möglich ist auch, die Buchungen selbst vorzunehmen, den Jahresabschluss aber an die Treuhänder auszulagern. Das empfiehlt sich aber nur, wenn Sie buchungssicher sind. Denn die Treuhänderin muss, um den Jahresabschluss zu machen, die ganze Buchhaltung prüfen. Sind viele Korrekturen nötig, wird das teuer, als wenn sie alles selbst gemacht hätte.
  • Am einfachsten läuft die Zusammenarbeit mit dem Treuhänder über ein Buchhaltungstool in der Cloud. Sie scannen die Belege ein, der Treuhänder verarbeitet sie und Sie haben von überall her jederzeit Einblick in Ihre Zahlen.

 

IT für den Firmenstart

Laptops, Desktop-Geräte, Drucker und Firmenhandys, Telefonanlage, verschiedene Server (in der Cloud oder vor Ort) und das alles verbunden in einem leistungsfähigen Netzwerk – eine professionelle IT-Infrastruktur ist ein zentraler Erfolgsfaktor für Ihr Unternehmen. Die wenigsten Gründerinnen und Gründer werden diese allerdings selbst einrichten können, sondern brauchen professionelle Unterstützung. Die Experten beraten Sie bei der Wahl der IT-Infrastruktur, nehmen für Sie die Installation vor Ort vor, richten Cloud-Lösungen ein, leisten Support, helfen beim Erstellen eines IT-Sicherheitskonzepts – achten Sie auf diese Punkte bei der Wahl Ihrer IT-Vertrauensperson:

Tipps für die passende Auswahl eines IT-Anbieters

  • Ein guter IT-Spezialist hört Ihnen zu, fragt nach, bis er Ihre Bedürfnisse erfasst hat, und erarbeitet dann die passende Lösung. 
  • Grosse Firmen, grosses Know-how, aber auch grosse Preise. Suchen Sie eine IT-Service-Firma, die ungefähr in der gleichen Liga spielt wie Ihr Unternehmen. Sonst bezahlen Sie zu viel und riskieren, dass Sie immer erst nach den grösseren Kunden bedient werden.
  • Lassen Sie sich Referenzen geben und prüfen Sie diese.

Kosten im Griff

Was kostet eine Telefonanlage? Mit welchen Ausgaben muss ich rechnen, wenn ich die IT auslagern will? Als Gründer oder Gründerin haben Sie oft keine konkreten Vorstellungen von Preisen und Konditionen. Und auch eine Internetrecherche liefert auf solche Fragen selten wirklich konkrete Antworten. Eine schlechte Ausgangslage: Wie wollen Sie die Offerte des Treuhänders überprüfen, wenn Sie den Kostenrahmen nicht kennen?

Abhilfe schaffen zum Beispiel die Kostenkurven von Gryps. Das KMU-Portal hat für verschiedene Beschaffungsanliegen zwei bis vier typische Szenarien erstellt und dafür Kostenschätzungen bei Anbietern eingeholt. Aus den Antworten wurden Kurven erstellt, die auf einen Blick zeigen, mit welchen Auslagen man rechnen muss – zum Beispiel für eine Telefonanlage

Offerten erhalten mit dem Beschaffungsservice von Gryps

Unterstützung bei all den Beschaffungen zum Firmenstart finden Sie bei Gryps, dem KMU-Portal mit über 100 Produkten und Dienstleistungen. Das geht ganz einfach:

  1. Produkt oder Dienstleistung wählen
    In der Produktliste auf www.gryps.ch klicken Sie auf das Gesuchte und kommen direkt zur passenden Produktseite mit nützlichen Informationen.
  2. Anforderungen angeben
    Sie beschreiben Ihre Wünsche in einem kurzen Fragebogen – Dauer rund zwei Minuten – und schicken diesen mit einem Mausklick ab.
  3. Einkaufsexperten arbeiten lassen
    Die Einkaufsexperten von Gryps kümmern sich persönlich um Ihre Anfrage und rufen Sie kurz an, um Ihre Bedürfnisse noch genauer zu erfassen.
  4. Offerten erhalten
    Innerhalb von nur 48 Stunden finden die Gryps-Experten bis zu drei passende Anbieter für Sie. Diese melden sich für die Offertstellung direkt bei Ihnen, allfällige Fragen können Sie gleich miteinander besprechen.

Der ganze Service ist für Sie kostenlos. Sie sparen Zeit und profitieren vom Know-how der Gryps-Einkaufsexperten und von einem Pool mit über 3800 geprüften Anbietern.

Beschaffung leicht gemacht

Anbieter finden und Offerte einholen mit Grpys

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