Eintrag ins Handelsregister: Das müssen Sie beachten

Der administrative Aufwand bei der Gründung eines Unternehmens ist beträchtlich. Dazu trägt auch die Eintragung ins Handelsregister. Eine bürokratische Schikane? Nein. Als öffentliches Verzeichnis, in dem die meisten Firmen in der Schweiz eingetragen sind, hat das Handelsregister eine wichtige Funktion: Durch den Handelsregistereintrag werden Informationen zu Ihrer Firma öffentlich zugänglich. Geschäftspartner und Kunden können sich über den Zweck Ihres Unternehmens, die Adresse oder über die Zeichnungsberechtigungen informieren. Das schafft Vertrauen: Ihre Kunden und Lieferanten können sich auf die Richtigkeit dieser Informationen verlassen.

💡 Gut zu wissen

In der Schweiz ist das Handelsregister dezentral organisiert. Dessen Führung liegt primär bei den Kantonen. Schweizweit gibt es 28 Handelsregisterämter: drei im Kanton Wallis, je eins in allen anderen Kantonen und Halbkantonen. Die Kontaktdaten aller Handelsregisterämter finden Sie im Zentralen Firmenindex Zefix des Bundes.

Für viele Rechtsformen ist die Eintragung ins Handelsregister obligatorisch – aber nicht für alle. Ein Überblick, wer muss und wer nicht. Obligatorisch ist die Eintragung für:

• Einzelfirmen mit einem Jahresumsatz von mehr als CHF 100´000
• Gesellschaften mit beschränkter Haftung (GmbH)
• Aktiengesellschaften (AG)
• Kollektiv- und Kommanditgesellschaften
• Stiftungen (ausgenommen kirchliche und Familienstiftungen)
• Genossenschaften
• Vereine, die kaufmännisch geführt sind
• Filialen von Unternehmen

Für eine Einzelfirma mit einem Jahresumsatz von weniger als CHF 100’000 ist der Eintrag freiwillig, in vielen Fällen aber trotzdem zu empfehlen. Eingetragene Unternehmen geniessen einen Vertrauensbonus, haben höhere Visibilität und ihr Firmenname ist geschützt – allerdings nur in der Gemeinde des Firmensitzes. Ein weiterer Vorteil: Das Unternehmen kann zum Beispiel einen Mietvertrag abschliessen. Ohne Eintragung laufen diese Verträge in der Regel über die Privatperson. Das Handelsregister meldet zudem der AHV und dem Steueramt den Eintrag. Dadurch werden die Steuern und die AHV automatisch korrekt erfasst und abgerechnet. Das bedeutet weniger administrativen Aufwand.

Zu diesen Pluspunkten kommen einige Nachteile. Der Handelsregistereintrag kostet Geld. Jede Änderung der Eintragung kostet erneut. Die Änderung etwa der Adresse des Firmensitzes oder der Inhaberin muss dem Handelsregisteramt kostenpflichtig gemeldet werden. Zwingend ist zudem, dass Sie den Zweck Ihres Unternehmens festlegen – ohne Eintrag entfällt diese nicht immer einfache Aufgabe. Und schliesslich untersteht das Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag der Betreibung auf Konkurs. Das bedeutet, dass das Betreibungsamt im Konkursfall sämtliche Vermögenswerte der Firma verwendet, um die Schulden zu begleichen – selbst wenn die Schulden niedriger sind.

Wenn Sie Ihr Unternehmen im Handelsregister eintragen wollen oder müssen, muss der Eintrag mindestens folgende Angaben enthalten:

• Firmenname
• Gründungsjahr
• Sitz des Unternehmens; die politische Gemeinde, in der die Hauptverwaltung einer Firma ist; das Domizil oder Rechtsdomizil meint dagegen die Adresse
• Zweck des Unternehmens
• Namen von Verwaltungsräten, Gesellschaftern, Geschäftsführern, Zeichnungsberechtigten
• Kapitalverhältnisse
• Revisionsstelle (nicht zwingend)

Die Eintragung ins Handelsregister ist kostenpflichtig. Die Gebühren dafür sind je nach Rechtsform unterschiedlich. Per 1. Januar 2021 wurden die Gebühren kundenfreundlich nach unten angepasst.

Ob Sie Ihre Firma ins Handelsregister eintragen lassen müssen oder ob Sie das freiwillig tun, der Prozess ist einfach, wenn Sie sich darauf vorbereiten. Wir zeigen, wie das Eintragungsverfahren abläuft.