La contabilità con la gestione dei conti come disciplina centrale non è solo un argomento per patiti dei numeri e avari: è uno strumento indispensabile per una gestione aziendale sistematica e metodica. Chi costituisce e gestisce un’azienda dovrebbe comprendere almeno i principi della contabilità, perché senza queste conoscenze è impossibile mantenere la visione d’insieme sulla situazione finanziaria della vostra azienda in quanto titolari o amministratori.
Contabilità in partita doppia significa che la gestione dei conti richiede un dispendio doppio. FALSO. Significa che ogni operazione commerciale deve essere registrata su due conti: su una partita e su una contropartita. Una colonna si chiama “Dare” e l’altra “Avere”. In termini più generali, la contabilità in partita doppia (o partita doppia) è un sistema di contabilità commerciale con cui si può calcolare il successo di un periodo contabile (ad esempio un anno o un trimestre): da un lato tramite il bilancio e dall’altro tramite il conto economico.
Nella contabilità semplificata, chiamata anche “Milchbüchlein-Rechnung” in tedesco, vengono registrate solamente entrate, uscite e situazione patrimoniale in ordine cronologico. La contabilità in partita doppia riporta invece non solo su quale conto si sono svolti i flussi in entrata o in uscita, ma anche per cosa è stato utilizzato l’importo registrato. Questo mostra il successo dell’azienda da due punti di vista: il bilancio mostra come è cambiato il capitale proprio, il conto economico se è stato generato un utile o una perdita.
In Svizzera vige l’obbligo di contabilità in partita doppia per
- aziende con un fatturato annuo superiore a 500’000 franchi svizzeri (anche ditte individuali e autonomi)
- società anonime (SA)
- società a garanzia limitata (Sagl)
💡 Buono a sapersi
Il diritto contabile esonera dall’obbligo di contabilità in partita doppia le aziende con fatturato annuo inferiore a 500’000 franchi svizzeri. Per alcuni settori si raccomanda tuttavia una contabilità in partita doppia, ad esempio per ristoranti, piccoli negozi al dettaglio e altri settori con regolari introiti in contanti. Il motivo è presto detto: la registrazione doppia rappresenta meglio la situazione finanziaria e si può documentare meglio.
La contabilità in partita doppia presenta molti vantaggi, anche se un’azienda non è tenuta a utilizzarla. Pur essendo sicuramente più dispendioso di una contabilità entrate/uscite, questo metodo garantisce anche una visione approfondita dell’attuale situazione aziendale e fornisce un contributo prezioso per prendere decisioni fondate. Ad esempio:
- Ricevete informazioni aggiuntive e rilevanti per la vostra azienda. Sapete ad esempio quanto denaro ha speso la vostra azienda per determinati settori, venite a conoscenza del valore della vostra giacenza di magazzino e sapete sempre quanto denaro ha a disposizione l’azienda, quotidianamente.
- La contabilità in partita doppia vi permette di derivare cifre chiave con cui poter misurare e sviluppare ulteriormente il successo della vostra azienda, ad esempio cash flow e liquidità.
- Con il bilancio potete disporre un confronto patrimoniale a una data di riferimento paragonando il bilancio di apertura e di chiusura.
- Ricevete una visione chiara del successo della vostra azienda, poiché il conto economico mette a confronto costi e ricavi.
- La vostra contabilità è comprensibile e documentabile, due aspetti apprezzati dall’amministrazione delle contribuzioni.
La base della contabilità in partita doppia è la contabilità di bilancio, in cui si lavora con i conti di bilancio. Il metodo prevede la registrazione dell’attuale situazione finanziaria della vostra azienda secondo diversi piani dei costi, una volta all’inizio dell’esercizio e di nuovo al termine. Questi piani vengono poi accorpati e confrontati l’uno con l’altro. In questo modo avete l’esatta panoramica in ogni divisione della provenienza del denaro e della sua destinazione.
Sembra complicato e oneroso e se questa forma di contabilità venisse eseguita a mano, implicherebbe effettivamente un grande dispendio di tempo e fatica e sarebbe estremamente soggetta a errori. Oggi tuttavia esistono soluzioni software per la contabilità finanziaria, ideati su misura per le particolari esigenze di giovani e piccole imprese. Un esempio è il software di contabilità gratuito di Swiss21.org, che mette a disposizione modelli per ogni esigenza, così che non dobbiate creare da soli il piano di spesa, e automatizza numerose spese della contabilità finanziaria.
💡 Buono a sapersi
In Svizzera viene usato come riferimento il "Sistema dei conti PMI" (pdf, 300 KB), che garantisce una buona organizzazione della struttura finanziaria, ma si può anche adeguare senza problemi alle esigenze individuali e specifiche del settore. Per numerosi settori esistono sistemi dei conti PMI adeguati di conseguenza, ad esempio per il settore immobiliare o per il settore alberghiero e la ristorazione. L’ideale è rivolgersi alla propria organizzazione di categoria.
Per registrare tutte le operazioni commerciali in un’azienda, è necessaria una contabilità con un ampio sistema di conti. Questo rende possibile strutturare sia i debiti che le posizioni patrimoniali. La base di questo sistema è la suddivisione in due tipi di conti: i conti di bilancio e i conti di gestione. Di seguito illustriamo i diversi tipi di conto utilizzati per la contabilità in partita doppia.
I conti di bilancio costituiscono lo stato attuale di debiti o patrimonio e sono conti che si riferiscono alle riserve nel bilancio. Per poter distinguere tra patrimonio e debiti, i conti di bilancio vengono suddivisi in conti attivi e conti passivi. Su entrambi i conti si trovano tutte le partite capitale e patrimonio di un’azienda, che vengono continuamente registrate. Alla fine di un esercizio, i conti vengono riportati nel bilancio e si procede alla chiusura.
I conti di gestione sono la base per il successivo conto profitti e perdite. Al posto delle riserve di patrimonio e dello stock di debiti, vengono rappresentati tutti i ricavi e i costi. Al termine di un esercizio, i conti di gestione elencano tutti i valori rilevanti per la gestione derivati in questo periodo. Anche i conti di gestione si distinguono in due diversi tipi: i conti ricavi e i conti spesa. I conti di gestione vengono chiusi tramite il conto economico (in Germania: conto profitti e perdite).
| Categoria | Conto di bilancio | Conto economico |
|---|---|---|
| Ogetto | Riserve | Risultati |
| Prospettiva | Istantanea – Data di riferimento del bilancio | Periodo – Periodo contabile |
| Contenuti | Risultato aziendale in un determinato momento | Utile o perdita in un determinato periodo |
I conti attivi forniscono informazioni sul patrimonio di un’azienda. Sui conti della colonna degli attivi si vede di quali valori patrimoniali dispone l’azienda, valori tra cui rientrano sia l’attivo circolante che il patrimonio d’investimento. Esempi di attivo circolante sono scorte, fatture pendenti, fondo cassa e depositi bancari. Esempi di patrimonio d’investimento sono macchinari, auto, apparecchiature per ufficio e brevetti.
I conti passivi rappresentano il capitale proprio e il capitale di terzi di un’azienda. Rientrano in questo capitale i debiti (fatture di fornitori non pagate e impegni a breve termine) e il capitale proprio dell’azienda. Altri esempi di conti di bilancio passivi sono anche prestiti, crediti e accantonamenti. La colonna dei passivi fornisce invece informazioni sull’origine del patrimonio.
Conti spese e conti ricavi fanno parte dei conti di gestione. Le contabilizzazioni su questi conti comportano una modifica del capitale proprio e influiscono quindi sull’ammontare dell’utile o della perdita.
Sui conti spesa viene contabilizzata la spesa aziendale per prestazioni di mercato, che comprende ad esempio salari, spese di affitto, materiale per ufficio, spese di trasporto e materie prime. Sui conti economici vengono registrate tutte le entrate realizzate dall’azienda. Tra queste vi sono ad esempio entrate da beni e servizi venduti, redditi da interesse ed entrate pubblicitarie.
Al termine dell’esercizio tutti i conti di gestione vengono conteggiati l’uno con l’altro. Il risultato confluisce nel conto economico. Se i ricavi sono superiori ai costi, l’azienda ha generato un utile. Nel caso contrario, si è subita una perdita.
Nella contabilità in partita doppia ogni conto di bilancio e di gestione ha due colonne: dare e avere. Queste voci si riferiscono alla colonna sinistra e destra di un cosiddetto conto T.
Tuttavia, in questo contesto non si tratta di quello che si dovrebbe fare o che dovrebbe essere disponibile e nemmeno di quello che possiede un’azienda. Piuttosto, lo scopo è assegnare alla categoria corretta e conteggiare le entrate (o flussi di cassa in entrata) e le uscite (o flussi di cassa in uscita). Si deve quindi fare una distinzione tra conti di bilancio e di gestione:
- Nei conti di bilancio attivi vengono contabilizzati i pagamenti in entrata nel dare e i pagamenti in uscita nell’avere. Per i conti di bilancio passivi il procedimento è l’esatto opposto.
- Nel caso dei conti di gestione, le spese si trovano sulla colonna del dare e i ricavi sulla colonna dell’avere.
| Conto | Dare | Avere |
|---|---|---|
| Conto di bilancio attivo | Entrata | Uscita |
| Conto di bilancio passivo | Uscita | Entrata |
| Conto spese | Spesa | |
| Conto ricavi | Ricavo |
Un’azienda deve pagare 6’000 franchi svizzeri di affitto al trimestre. È qui che entrano in gioco il conto spese e il conto degli attivi. Le spese di affitto vengono contabilizzate nel conto spese sulla colonna del dare, il pagamento al locatore sulla colonna dell’avere del conto degli attivi.
Un cliente acquista vestiti per 250 franchi svizzeri contro fattura. Per l’azienda questo importo rappresenta un ricavo (vendita di merce) e al contempo anche un credito nei confronti del cliente. Sul conto ricavi il ricavo viene contabilizzato in avere, sul conto attivi il credito in dare. Entrambi i conti registrano quindi un aumento.
Il cliente che ha acquistato vestiti per 250 franchi svizzeri paga la fattura. In questo modo il credito nei confronti del cliente si estingue e al contempo il deposito bancario aumenta dello stesso importo. Sia il conto banca che il conto crediti fanno parte dei conti attivi. Il credito sul conto bancario viene quindi documentato sulla colonna del dare. Il credito estinto viene riportato sulla colonna avere.
Nella contabilità, il bilancio fornisce una panoramica del patrimonio, del capitale proprio e dei debiti di un’azienda in una determinata data di riferimento. La sua struttura tabellare e sistematica rende più facile la visione d’insieme delle condizioni finanziarie di un’azienda. Il bilancio è uno strumento importante nella contabilità e, insieme al conto economico, costituisce la chiusura di bilancio di un’azienda. A tal fine, al termine dell’esercizio viene creato il bilancio di chiusura, che rappresenta la contabilizzazione di tutte le operazioni commerciali.
Come i diversi conti, anche il bilancio è costituito da due colonne: la colonna degli attivi (attivi) a sinistra e la colonna dei passivi (passivi) a destra. Alla fine di entrambe le colonne si trova il totale di bilancio, che indica l’ammontare del volume del bilancio di un’azienda e che, secondo la contabilità in partita doppia, deve essere obbligatoriamente lo stesso in entrambe le colonne. Ciò significa che entrambe le colonne devono essere in equilibrio, da qui il termine “bilancio”.
La colonna degli attivi comprende il patrimonio per cui un’azienda ha speso denaro ed è ordinato in base alla possibile trasformazione in liquidità. Le posizioni di bilancio che possono essere convertite più facilmente in denaro (ad esempio liquidità) vengono riportate nella parte inferiore del bilancio. Le posizioni principali sulla colonna degli attivi sono il patrimonio d’investimento e l’attivo circolante. Il patrimonio d’investimento si suddivide tra valori patrimoniali materiali e immateriali. Fanno parte di questi ultimi ad esempio i brevetti, mentre nel patrimonio d’investimento materiale rientrano tra gli altri macchine, stabili, veicoli e altre immobilizzazioni materiali. L’attivo circolante comprende invece valori patrimoniali come ad esempio scorte di merci, titoli e depositi bancari.
Sulla colonna dei passivi è elencato il capitale. Questo consiste in linea di principio in capitale proprio e capitale di terzi e mostra quindi l’origine del capitale. Oltre al capitale investito dai titolari, il capitale proprio comprende anche utili non distribuiti e l’eccedenza annuale. Il capitale di terzi rappresenta i debiti come crediti e accantonamenti, ma anche i debiti nei confronti di fornitori e mutuanti. A differenza degli attivi, i passivi vengono organizzati in base alla scadenza: in alto si trova il capitale che deve essere ripagato con minore urgenza, solitamente il capitale proprio. In basso viene riportato invece il capitale da pagare con più urgenza.
Il conto economico, insieme al bilancio, è un elemento centrale della contabilità. Con il conto economico si determina se un’azienda ha generato un utile o una perdita nell’arco di un determinato periodo di attività (solitamente un anno). La base è costituita dal confronto tra spesa e ricavo. Se i ricavi superano le spese, l’azienda ha generato un utile. Nel caso contrario, risulta una perdita.
Il conto economico e il bilancio costituiscono il conto annuale di un’impresa. Questo conto annuale è obbligatorio e, ai sensi del Codice delle obbligazioni (CO), deve presentare “la situazione economica dell’impresa in modo tale da consentire ai terzi di farsene un’opinione attendibile”.
Il conto economico rappresentato con struttura tabellare può essere suddiviso in più stadi. Nella variante a uno stadio è possibile leggere velocemente solo entrate, spese e utile. Il conto economico a più stadi segue invece un processo in più fasi nel calcolo dell’utile: questo garantisce una visione più approfondita nella redditività dell’azienda e fornisce quindi una migliore comprensione della situazione finanziaria.
Una forma consigliata di conto economico è quella composta da tre stadi:
- Il primo stadio comprende il ricavo merci e il costo merci. Questa parte della tabella porta a un importo intermedio definito “utile lordo”.
- Il secondo stadio detrae dall’utile lordo ad esempio i costi per il personale, le spese di affitto e gli ammortamenti e dà come risultato l’utile operativo (o la perdita operativa).
- Il terzo stadio tiene conto della spesa e del ricavo immobiliare, della spesa e del ricavo di titoli come pure delle imposte dirette in ultima posizione. Sommando tutte le posizioni si ottiene l’utile (o la perdita) aziendale.
In caso di un conto economico a due stadi, il primo e il secondo stadio del modello a tre stadi vengono uniti per calcolare l’utile operativo.
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