Die Mehrwertsteuer (MWST) wirft gerade bei kleineren und neu gegründeten Firmen viele Fragen auf. Wer muss diese Steuer bezahlen? Welcher Steuersatz gilt für wen? Welche Alternativen gibt es? Hier finden Sie Antworten, die Ihnen den Einstieg ins MWST-System vereinfachen.
Der Schweizer Mehrwertsteuer eilt der Ruf voraus, kompliziert zu sein und hohe administrative Kosten zu verursachen. Tatsächlich gehört die Abrechnung dieser Steuer zu den komplexeren administrativen Aufgaben, denen sich Neugründungen und Kleinstfirmen stellen müssen. Die folgenden acht Punkte schaffen Klarheit und bewahren Sie vor trügerischer Sicherheit.
- Was ist die Mehrwertsteuer?
- Wer ist mehrwertsteuerpflichtig?
- Welche Leistungen sind der Mehrwertsteuerpflicht unterstellt?
- Was ist von der MWST befreit?
- Wie hoch ist die Mehrwertsteuer?
- Ab wann ist man MWST-pflichtig?
- Wie läuft die Anmeldung für die Mehrwertsteuer ab?
- Wie rechnet man die Mehrwertsteuer ab?
Die Mehrwertsteuer (MWST) ist eine allgemeine Verbrauchssteuer. Bezahlt wird sie von den Konsumentinnen und Konsumenten, erhoben aber wird sie bei den Unternehmen. In den von den Kunden bezahlten Produkten und Dienstleistungen ist die Steuer bereits enthalten. Das Unternehmen, das Waren oder Dienstleitungen verkauft, überweist die einkassierte Steuer dem Staat. Für ihn ist die MWST eine wichtige Einnahmequelle: Sie macht mit rund 22 Milliarden Franken (2020) ein knappes Drittel der Steuereinnahmen des Bundes aus.
Unternehmen, die einen Jahresumsatz von mehr als CHF 100'000 erzielen, müssen grundsätzlich Mehrwertsteuer bezahlen. Die Rechtsform – Einzelfirma, GmbH oder Aktiengesellschaft – spielt dabei keine Rolle. Bei einem Umsatz von weniger als CHF 100´000 sind Sie nicht verpflichtet, die Mehrwertsteuer abzurechnen. Sie können sich jedoch freiwillig der Mehrwertsteuer unterstellen. Mehrwertsteuerpflichtig sind zudem Firmen, die für mehr als CHF 10´000 pro Jahr steuerbare Dienstleistungen und Waren aus dem Ausland beziehen. Steuerpflichtig sind auch Unternehmen, die ihren Sitz im Ausland haben, aber im Inland tätig sind. Zum Inland zählen neben dem schweizerischen Hoheitsgebiet das Fürstentum Lichtenstein und die deutsche Enklave Büsingen.
💡 Gut zu wissen
Wer einen einmaligen Sport-, Kultur- oder anderen Anlass wie etwa ein Dorffest organisiert, ist ebenfalls MWST-pflichtig, wenn der Anlass mit dem Verkauf von Essen, Trinken und weiteren Waren über 100´000 Franken einnimmt. Vereine, die nicht gewinnorientiert arbeiten, und gemeinnützige Institutionen müssen erst ab einem Umsatz von CHF 150'000 Mehrwertsteuer bezahlen.
Für alle Waren (z. B. Lebensmittel, Papierwaren, Kleider) und Dienstleistungen (Essen im Restaurant, Werbung, Coiffeur), die Sie in der Schweiz verkaufen, müssen Sie Mehrwertsteuer entrichten. Auch Einfuhren aus dem Ausland unterliegen der Mehrwertsteuerpflicht. Exporte sind dagegen von der MWST-Pflicht ausgenommen. Das wichtigste Dokument für den Nachweis von Exporten ist die Zolldeklaration, der Sie Rechnung, Gewichtsangabe und Ursprungsbestätigung beilegen müssen.
💡 Gut zu wissen
Für die Ermittlung des Umsatzes müssen Sie auch die in der Schweiz verkauften Waren und Dienstleistungen einrechnen, die von der MWST befreit sind.
Das Mehrwertsteuergesetz (MWSTG) enthält eine umfangreiche Liste von Steuerausnahmen und -befreiungen. Nicht steuerpflichtig sind insbesondere die Bereiche Gesundheit (z. B. Ärztinnen, Spitex und Behinderten-Transport), Kultur (z. B. Konzerte, Theateraufführungen, Museumsbesuche), Bildung (z. B. Weiterbildungskurse, Privatschulen), Immobilien (z. B. Verkauf eines Einfamilienhauses) und Versicherungen. Ob eine neu gegründete Firma steuerbefreit ist, muss im Einzelfall geprüft werden.
Wer in der Schweiz etwas kauft, bezahlt Mehrwertsteuer. Sie beträgt in den meisten Fällen 7,7 Prozent des Produktpreises. Für einige Leistungen gelten jedoch andere MWST-Sätze, so etwa für Güter des täglichen Bedarfs. Und auf einige Leistungen erhebt der Bund gar keine Mehrwertsteuer.
- Der Normalsteuersatz für Produkte und Dienstleistungen in der Schweiz beträgt 7,7 %.
- Für Beherbergungen inklusive Frühstück gilt ein Spezialsatz von 3,7 %.
- Nahrungsmittel (inkl. Leitungswasser), Medikamente, Zeitungen und Bücher sowie Futtermittel und Dünger geniessen einen reduzierten Satz von 2,5 %.
Die obligatorische Steuerpflicht beginnt, wenn Sie eine Firma gründen oder übernehmen. Voraussetzung ist, dass Sie am Anfang Ihrer neuen Geschäftstätigkeit schätzen müssen, ob Sie innerhalb des ersten Jahres die Umsatzgrenze von CHF 100´000 überschreiten.
Was, wenn Sie den Umsatz nicht abschätzen können? In diesem Fall müssen Sie spätestens drei Monate nach dem Start die Lage neu beurteilen. Rechnen Sie dafür die erzielten Umsätze der ersten drei Monate zusammen. Multipliziert mit vier ergibt das Ihren mutmasslichen Jahresumsatz. Wenn die so berechnete Umsatzgrenze überschritten wird, endet die Befreiung von der Steuerpflicht. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: Steuerpflicht rückwirkend mit dem Start der Firma oder ab dem vierten Monat.
Wenn Ihre Firma bisher von der Mehrwertsteuerpflicht befreit war, nun aber die massgebende Umsatzgrenze von CHF 100'000 überschreitet, müssen Sie sich auf Beginn des nächsten Geschäftsjahres bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (ESTV) anmelden. Sollte der Umsatz im neuen Geschäftsjahr unter CHF 100'000 fallen, könnten Sie sich erst für das darauffolgende Jahr wieder von der Steuerpflicht befreien lassen.
Wenn Sie mehrwertsteuerpflichtig sind, müssen Sie sich innerhalb von 30 Tagen von sich aus bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung anmelden. Sie erhalten keine Einladung oder Aufforderung von der ESTV, sondern sind in dieser Angelegenheit selbst dafür verantwortlich. Die Frist läuft, sobald absehbar ist, dass Sie die Grenze von 100'000 Franken Umsatz pro Jahr überschreiten. Sie können sich bequem online bei der MWST anmelden. Die ESTV wünscht ausdrücklich keine Unterlagen in Papierform.
Eine gute Vorbereitung erleichtert Ihnen die Online-Anmeldung. Folgende Angaben sollten Sie zur Hand haben:
- Handelsregister-Auszug und/oder Unternehmens-Identifikationsnummer (UID)
- Sozialversicherungsnummer bei einzelnen Rechtsformen wie Einzelfirma
- Umsatzprognose des ersten Geschäftsjahres
Mit der Anmeldung nimmt die ESTV die Firma ins Register der Mehrwertsteuerpflichtigen auf und teilt Ihnen eine MWST-Nummer zu. Diese Nummer besteht aus der Unternehmens-Identifikationsnummer mit dem Zusatz «MWST». Mehrwertsteuerpflichtige Unternehmen müssen von Gesetzes wegen auf Rechnungen die MWST-Nummer angeben. Jede in der Schweiz aktive Firma erhält eine UID – beispielsweise beim Eintrag ins Handelsregister oder eben im Zuge der Anmeldung bei der ESTV.
Die Abrechnung der Mehrwertsteuer stellt gerade Jungunternehmen vor einige Herausforderungen. Das MWSTG sieht verschiedene Abrechnungsmethoden vor. Damit verbunden sind zudem unterschiedliche Perioden der MWST-Abrechnung. Allen gemeinsam ist, dass Sie das Abrechnungsformular spätestens 60 Tage nach Ende der Abrechnungsperiode bei der ESTV einreichen müssen. Die MWST können Sie auch online abrechnen.
Eine wichtige Rolle bei der MWST-Erklärung spielt der so genannte Vorsteuerabzug. Bei Leistungen, die direkt an die Konsumenten gehen, ist die Mehrwertsteuer bereits im Endpreis enthalten. Im Geschäftsverkehr dagegen sind Nettopreise zuzüglich Mehrwertsteuer üblich. Hier kommt der Abzug der Vorsteuer ins Spiel: Die Mehrwertsteuer, die Sie für bezogene Produkte oder Dienstleistungen (Rohstoffe, Vorprodukte etc.) an Ihre Lieferanten bezahlt haben, können Sie grundsätzlich von der Mehrwertsteuer abziehen, die Sie Ihren Kunden verrechnet haben. Konkret heisst das: Sie können von Ihrem Mehrwertsteuer-Bruttoertrag alle Beträge abziehen, die bereits durch Lieferanten bezahlt werden.
Steuerpflichtige Firmen in der Schweiz können zwischen zwei Arten der MWST-Abrechnung wählen. Beide weisen die geschuldete Mehrwertsteuer und Vorsteuer separat aus. Die Abrechnung dieser so genannten Effektivbesteuerung erfolgt quartalsweise.
- Bei der Abrechnung nach vereinbarten Entgelten wird die Mehrwertsteuer fällig, sobald Sie dem Kunden Ihre Produkte oder Dienstleistungen in Rechnung stellen. Entscheidend ist das Rechnungsdatum. Diese Abrechnungsart ist das Standardverfahren der eidgenössischen Steuerverwaltung. Der Nachteil dieser Methode: Wenn der Kunde erst im nächsten Quartal bezahlt, finanzieren Sie die MWST vor.
- Bei der Abrechnung nach vereinnahmten Entgelten ist die Steuer erst dann fällig, wenn Sie die Zahlung des Kunden erhalten haben. Entscheidend ist das Datum des Zahlungseingangs. Diese Abrechnungsart eignet sich für kleine und kleinste Firmen. Sie muss jedoch von der ESTV bewilligt werden.
Neben der Effektivbesteuerung stehen zwei weitere Methoden der MWST-Abrechnung zur Auswahl. Dabei handelt es sich um Steuersätze, welche die Abrechnung der Mehrwertsteuer für ausgewählte Branchen vereinfachen, weil die Ermittlung der Vorsteuern entfällt.
Saldosteuersatz: Unternehmen, die sich für diese Methode entscheiden, liefern einen bestimmten Prozentsatz ihres mehrwertsteuerpflichtigen Umsatzes an den Bund ab. Dabei wird der Umsatz mit diesem Prozentsatz multipliziert. Die Vorsteuer muss nicht separat erfasst werden. Abgerechnet wird halbjährlich. Der Saldosteuersatz ist von Branche zu Branche verschieden und basiert auf Erfahrungswerten. Die Steuersätze liegen seit Januar 2018 zwischen 0,1 und 6,7 Prozent. Für die Lieferung von Nahrungsmitteln durch den Pizza-Kurierdienst beispielsweise gilt ein Satz von 0,1 Prozent, für Reiseveranstalter 2,1 Prozent, für Übersetzungsbüros 6,7 Prozent. Weitere Informationen zu den Branchen und Tätigkeiten, für die Saldosteuersätze geltend gemacht werden können, finden Sie in einer Verordnung der ESTV. Die Anwendung dieser Methode ist an zwei Bedingungen geknüpft: Der Jahresumsatz darf CHF 5,005 Millionen nicht überschreiten, und die mit dem Saldosteuersatz errechnete Mehrwertsteuer darf nicht mehr als CHF 103´000 betragen.
Pauschalbesteuerung: Diese Methode ist einem beschränkten Kreis vorbehalten. In Frage kommt sie für mehrwertsteuerpflichtige autonome Dienststellen von Bund, Kantonen und Gemeinden, für verwandte Bereiche wie etwa private Schulen und Spitäler oder Transportunternehmen des öffentlichen Verkehrs sowie für Vereine und Stiftungen. Die Pauschalbesteuerung ist der Saldosteuersatz-Methode sehr ähnlich, kennt aber keine Obergrenze bei Umsatz und Steuerschuld. Die Abrechnung erfolgt quartalsweise.
Alles, was Sie beachten müssen, wenn Sie eine eigene Firma gründen.