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Einfach gründen: So geht Firmengründung in der Schweiz Steuern für Einzelfirmen: Steuererklärung leicht gemacht
Sandra Okle, Agiles Team KMU 11. Juli 2022 Nach der Gründung

Einzelfirmen werden nicht als Unternehmen besteuert. Es sind ihre Inhaber, die für den Gewinn und das Vermögen der Firma steuerpflichtig sind. Dieser Beitrag zeigt Ihnen, welche Besonderheiten damit verbunden sind, worauf Sie bei der Steuererklärung achten müssen und wie Sie Ihre Steuerlast reduzieren können.

Personengesellschaften wie die Einzelfirma sind rechtlich gesehen keine juristischen Personen und daher nicht als Unternehmen steuerpflichtig. Steuerlich werden Einkommen und Vermögen des Einzelunternehmens ihrer Inhaberin oder ihrem Inhaber zugerechnet. Das hat zur Folge, dass Privat- und Geschäftseinkommen sowie Privat- und Geschäftsvermögen als Ganzes versteuert werden müssen.

So ermitteln Sie die Angaben für die Steuererklärung

Wer eine Einzelfirma hat, muss alle Bezüge aus dem Unternehmen – Lohn, Gewinn, Zinsen – zum übrigen Einkommen (beispielsweise Mieteinnahmen) addieren. Dieses Gesamteinkommen müssen Sie beim Bund, beim Kanton und bei der Gemeinde als Privatperson (natürliche Person) versteuern. Bei der Ermittlung des steuerbaren Gewinns gelten für Einzelunternehmen mit doppelter Buchhaltung die gleichen Vorschriften wie für juristische Personen. Wo die einfache Buchhaltung angewendet wird, verlangt das Steueramt eine persönlich unterschriebene Aufstellung von Einnahmen und Ausgaben, Aktiven und Passiven sowie Privatentnahmen und Privateinlagen.

💡 Gut zu wissen

Die Steuern, die Sie als Einzelunternehmerin oder Einzelunternehmer bezahlen, können Sie nicht vom steuerbaren Reingewinn abziehen – weder beim Bund noch beim Kanton, anders als wenn Sie eine Aktiengesellschaft oder GmbH gegründet haben.

So grenzen Sie den Geschäfts- vom Privataufwand ab

Im Hinblick auf die Abzüge, die Sie in der Steuererklärung geltend machen, ist es wichtig, dass Sie als Selbstständigerwerbende private und geschäftliche Ausgaben sauber trennen. Grundsätzlich gilt, dass Sie bei der Ermittlung des Einkommens nur Aufwände abziehen dürfen, die geschäftlich begründet sind. Sämtliche abzugsfähigen Ausgaben müssen Sie mit Belegen beweisen können.

Wenn die Steuerbehörde feststellt, dass private Ausgaben über die Firma verrechnet werden, kann das unangenehm und teuer werden. Den zu Unrecht abgezogenen Privataufwand behandelt die Steuerbehörde als zusätzliches Privateinkommen und belegt dieses mit Nach- und eventuell Strafsteuern. Zudem kann sie die AHV informieren, was zu weiteren Sozialversicherungsabgaben auf das zusätzliche Einkommen führt.

Auf eine saubere Abgrenzung müssen Sie insbesondere bei folgenden Aufwandsposten achten:

  • Geschäftsauto, das Sie auch privat benutzen
  • Geschäftsreisen, die sowohl geschäftlichen als auch privaten Charakter haben
  • Hotel- und Restaurantspesen: Sie müssen die Namen der eingeladenen Geschäftspartner belegen können
  • Mietanteil, wenn Sie in der Liegenschaft wohnen, in der auch Ihr Geschäft seinen Sitz hat. Achtung: Nicht marktkonforme Mieten akzeptieren die Steuerbehörden nicht.
  • Berufskleider, die Sie ausschliesslich für die Arbeit benötigen (nicht aber Anzug und Krawatte, weil Sie diese auch privat tragen können)
  • Diverse Aufwände wie Telefongebühren, Versicherungsprämien und Anwaltshonorare müssen Sie nach Geschäfts- und Privataufwand aufschlüsseln.

💡 Gut zu wissen

Bei Gegenständen, die sowohl privat als auch geschäftlich verwendet werden, wie etwa einem Auto, kommt bei der Unterscheidung von Privat- und Geschäftsvermögen die sogenannte Präponderanzmethode zum Einsatz (Präponderanz kommt aus dem Lateinischen und bedeutet so viel wie Übergewicht, Vorherrschaft). Mit dieser lässt sich feststellen, auch welches Vermögen die überwiegende Nutzung entfällt. Wird ein Gegenstand zu mehr als 50 Prozent geschäftlich genutzt, wird er dem Geschäftsvermögen zugeteilt, andernfalls dem Privatvermögen.

Was Sie bei einem Verlust machen können

Erwirtschaftet Ihre Einzelfirma einen Verlust, können Sie diesen mit den Einnahmen aus Ihrem Geschäft verrechnen. Entsprechend sinkt das steuerbare Einkommen. Abziehen können Sie Geschäftsverluste von bis zu sieben vorangegangenen Bemessungsperioden (normalerweise Kalenderjahren). Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Einzelunternehmen einen Verlust von 12 000 Franken einfahren und Ihr Ehepartner mit einer Nebenbeschäftigung im gleichen Jahr 5 000 Franken verdient, haben Sie ein Reineinkommen von 0 Franken. Die verbleibenden 7 000 Franken im Minus können Sie mit den Einkommen aus den Folgejahren verrechnen, maximal über sieben Jahre.

Wo Sie Abschreibungen und Rückstellungen machen können

Geschäftliche Ausgaben, wie etwa den Kauf eines Autos oder einer Büroeinrichtung, können Sie von den Einnahmen abziehen. Das entlastet Sie steuerlich. Allerdings dürfen Sie die Auslagen nicht schon im ersten Jahr voll abziehen, sondern müssen sie als Abschreibungen auf mehrere Jahre verteilen. Wie viel Sie pro Jahr abschreiben dürfen, ist je nach Produktkategorie unterschiedlich. Eine übersichtliche Tabelle finden Sie bei der Eidgenössischen Steuerverwaltung (PDF, 125 KB). Kantone können für einzelne Positionen abweichende Werte festlegen.

Rückstellungen können Sie unter gewissen Umständen auf Risiken, etwa säumige Schuldner oder drohende Prozesskosten, vornehmen und damit die Steuerlast senken, denn sie werden als Aufwand gebucht. Es gelten folgende Regeln:

  • Offene Rechnungen (Forderungen), deren Bezahlung stark gefährdet ist, dürfen Sie vollumfänglich zurückstellen.
  • Bei allen übrigen Forderungen dürfen Sie Wertberichtigungen von pauschal 5 Prozent geltend machen, wenn sie aus der Schweiz sind, 10 Prozent bei ausländischen Forderungen.
  • Einige Kanton lassen einen Abzug von 10 Prozent auf das Gesamttotal aller offenen Rechnungen zu.
Was der Verkauf und die Betriebsaufgabe für die Steuern bedeuten

Wird eine Einzelfirma verkauft oder stellt sie den Betrieb ein, kommt es zu einer Liquidationsbesteuerung. Zudem werden alle Kapitalgewinne aus dem Verkauf von Geschäftsvermögen den Einnahmen aus selbstständiger Erwerbstätigkeit zugerechnet. Allerdings hat die Form der Einzelfirma den Vorteil, dass sie keine steuerliche Doppelbelastung kennt – dies im Unterschied zu den Rechtsformen AG und GmbH, bei denen zunächst der Gewinn als Ertrag und zusätzlich die Dividendenausschüttung als Einkommen zu versteuern sind.

Warum Sie zwischen Privat- und Geschäftsvermögen unterscheiden sollten

Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen müssen das Privat- und Geschäftsvermögen nur auf kantonaler und kommunaler Ebene versteuern, der direkten Bundessteuer hingegen unterliegt das Vermögen nicht. Davon abgesehen gelten für Geschäftsvermögen und Privatvermögen unterschiedliche Besteuerungsregeln. Die Abgrenzung zwischen Geschäfts- und Privatvermögen ist daher ein Kernthema der Unternehmensbesteuerung.

Aus gesetzlicher Sicht umfasst das Geschäftsvermögen alles, was tatsächlich der selbständigen Erwerbstätigkeit dient. Es gilt also zu ermitteln, ob ein Vermögenswert in seiner wirtschaftlichen und technischen Funktion den Geschäftsbetrieb wirklich ermöglicht und unterstützt. Alles andere ist dem Privatvermögen zuzurechnen.

Die Unterscheidung zwischen Geschäfts- und Privatvermögen hat weitreichende Folgen:

  • Kapitalgewinne auf Privatvermögen müssen Sie nicht versteuern, Kapitalgewinne auf Geschäftsvermögen dagegen schon.
  • Umgekehrt ist es bei Kapitalverlusten: Beim Geschäftsvermögen können Sie diese vom steuerbaren Einkommen abziehen, beim Privatvermögen dagegen nicht.
  • Im Unterschied zu Privatschulden, wo Sie Zinsen nur mit Einschränkungen in Abzug bringen können, können Sie Zinsen auf Geschäftsschulden vollständig abziehen.
  • Abschreibungen, Wertberichtigungen und Rückstellungen sind auf Geschäftsvermögen zulässig, nicht aber auf Privatvermögen.

💡 Gut zu wissen

Die Vermögenssteuer ist im Vergleich zur Einkommenssteuer zweitrangig. Die Steuerbehörden nutzen sie primär zur Kontrolle und Verifizierung des Einkommens: Die Angaben zum Vermögen lassen Rückschlüsse auf das Einkommen des Steuerpflichtigen zu.

Was es mit privaten Einzahlungen und Entnahmen auf sich hat

Wenn Sie einen Vermögenswert von Ihrem Privatkonto auf das Geschäftskonto verschieben, handelt es sich um eine Privateinlage. Diesen Betrag müssen Sie in die Bilanz aufnehmen, und zwar zum Marktwert im Zeitpunkt seiner Einzahlung. Möglich sind zudem so genannte Nutzungseinlagen. Dabei verzichtet eine Privatperson auf eine Entschädigung für Leistungen, die sie zugunsten des Unternehmens erbracht hat. Das ist beispielsweise der Fall, wenn sie ein Darlehen gewährt, ohne dafür Zinsen zu verlangen.

Umgekehrt kommt es auch vor, dass Privatpersonen Kapital aus der Einzelfirma herausnehmen. Dabei sind drei Arten der Privatentnahme zu unterscheiden:

  • Was Sie vom Kapital- und Privatkonto beziehen, hat keine Steuerfolgen, weil es keine Auswirkungen auf die Erfolgsrechnung hat.
  • Wenn Sie dem Unternehmen private Auslagen belasten, nehmen Sie noch nicht versteuerten Gewinn aus der Firma. Auslagen, die geschäftlich nicht begründet sind, können nicht vom Einkommen abgezogen werden. Dadurch steigt der Gewinn, den Sie versteuern müssen.
  • Wenn Sie Kapital aus dem Geschäftsvermögen in Ihr Privatvermögen verschieben, wechselt dieses Kapital in einen steuerfreien Raum, denn Kapitalgewinne auf Privatvermögen sind steuerfrei.
So füllen Sie die Steuererklärung für Ihre Einzelfirma aus

Die Steuererklärung als Einzelfirma auszufüllen, verlangt einiges an Wissen und Zeit. Wichtigste Voraussetzung: Sie haben eine sauber geführte Buchhaltung und einen Jahresabschluss. Wie und wo die Werte der Einzelfirma in die Steuererklärung eingetragen werden müssen, ist von Kanton zu Kanton unterschiedlich.

Im Kanton Zürich gibt es dafür das «Hilfsblatt A» in je einer Ausführung für Selbständigerwerbende mit und ohne doppelte Buchhaltung. Im Kanton Bern muss man zuerst die Frage «Haben Sie im Steuerjahr eine Buchhaltung geführt?» (gemeint ist: eine doppelte Buchhaltung) beantworten, bevor man zum passenden Hilfsblatt weitergeleitet wird. Im Kanton Luzern kommen die Formulare S1 – S6 zur Anwendung, in Nidwalden die Formulare 15 und 15a. In diese Hilfsblätter sind Umsatz, Aufwand und Gewinn in unterschiedlichem Detaillierungsgrad einzutragen.

In anderen Kantonen genügt eine mehr oder weniger detaillierte Aufstellung von Aufwand und Ertrag, die der Steuererklärung als Beilage mitzugeben ist. Die steuerpflichtigen Personen müssen dann lediglich die Zahlen aus der Buchhaltung in die entsprechenden Felder der Steuererklärung übertragen.

So optimieren Sie als Einzelunternehmer Ihre Steuern

Es ist im Interesse jeder Unternehmerin und jedes Unternehmers, die Steuerbelastung der eigenen Firma zu minimieren. Tatsächlich können Sie Ihre Steuerrechnung auf unterschiedliche Weise beeinflussen. Wir zeigen Ihnen die wichtigsten Möglichkeiten, deren Beschränkungen und Stolpersteine.

In die Vorsorge investieren

Beiträge an die Pensionskasse und an die 3. Säule lassen sich bestens für Steueroptimierungen nutzen, denn sie lassen sich vollumfänglich vom Einkommen abziehen.

  • Pensionskasse (2. Säule): Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen können gerade in guten Geschäftsjahren, die aufgrund der Steuerprogression mit bis zu 40 Prozent belastet werden, in erheblichem Umfang Steuern sparen, wenn sie sich freiwillig einer Pensionskasse anschliessen. Den Arbeitgeberanteil der Beiträge an die 2. Säule dürfen Sie für sich selbst als Geschäftsaufwand verbuchen. Der Anteil, der den Arbeitnehmenden vom Lohn abgezogen würde, geht hingegen zu Lasten des Privatkontos.

💡 Gut zu wissen

Bei gewinnstarkem Geschäftsgang können Sie sogenannte Arbeitsgeber-Beitragsreserven bilden. Das sind Zuweisungen an die Personalvorsorgeeinrichtung, die einerseits den Gewinn und damit die Steuerbelastung senken, andererseits ein Polster für weniger gute Zeiten haben.

  • 3. Säule: Eine weitere Option sind Beiträge an die Säule 3a (gebundene Vorsorge). Sie sind für Selbstständigerwerbende immer Privataufwand. Inhaberinnen und Inhaber einer Einzelfirma, die keiner Pensionskasse angeschlossen sind, dürfen bis zu 20 Prozent des AHV-pflichtigen Einkommens oder maximal 34 416 Franken in die Säule 3a einzahlen. Sind sie Mitglied einer betriebseigenen Vorsorgeeinrichtung sind es maximal 6 883 Franken. (Stand 2022)
Privatbezüge anpassen

Die Veränderung des Verhältnisses zwischen eigenem Lohn und Betriebsgewinn beeinflusst die Steuerrechnung. Ist für Ihre Einzelfirma ein schlechtes Ergebnis absehbar, kann es angezeigt sein, die eigenen Bezüge zurückzufahren. Dadurch zahlen Sie als Privatperson weniger Steuern. Bewegt sich die Firma wieder in Richtung Gewinnzone, kann es sinnvoll sein, die Privatbezüge wieder zu erhöhen. Das führt zwar zu etwas höheren Steuern auf der privaten Seite, senkt im Gegenzug aber den steuerbaren Gewinn des Geschäfts.

💡 Gut zu wissen

Deutlich überhöhte Lohnauszahlungen beurteilt die Steuerbehörde in der Regel als verdeckte Gewinnausschüttungen und rechnet sie zum Unternehmensgewinn. Daher empfiehlt es sich, den Lohnbezug im branchenüblichen Rahmen zu halten und auf die Finanzkraft der Firma abzustimmen.

Lebenspartner ins Geschäft holen

Ehepartnerinnen und -partner, die gemeinsam in der Einzelfirma arbeiten, kommen in steuerlicher Hinsicht in den Genuss einiger Vorteile. Sie können nicht nur für den Lohn einen Abzug geltend machen, sondern auch beispielsweise für das Flugticket. Dazu kommt ein Rabatt für Doppelverdiener. Einige Kantone gewähren zudem einen Sonderabzug für Ehepaare im gleichen Betrieb.

Spezialisten beauftragen

Unterschiedliche Einkommensquellen, zahlreiche Möglichkeiten für Abzüge, aber auch zahlreiche Fallstricke – das Ausfüllen der Steuererklärung ist aufwendig und zeitraubend. Einzelunternehmerinnen und -unternehmer sollten es sich daher gut überlegen, ob sie sich selbst dieser Herkulesaufgaben stellen wollen oder die Steuererklärung besser einem Spezialisten überlassen, etwa einer Treuhandfirma. Gute Steuerspezialisten sparen Ihnen nicht nur Zeit, sondern auch Geld durch Abzüge in der Steuererklärung. Bei unserem Partner Gryps, dem führenden Beschaffungsportal für kleine Unternehmen, können Sie kostenlos Offerten für Steuerspezialisten einholen.

Ist ein Einzelunternehmen mehrwertsteuerpflichtig?

Zusätzlich zur Einkommens- und Vermögenssteuer müssen Inhaberinnen und Inhaber von Einzelfirmen unter gewissen Bedingungen auch Mehrwertsteuer bezahlen. Was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in unserem Blog-Beitrag «Mehrwertsteuerpflicht in der Schweiz». Mehrwertsteuerpflichtig sind Selbständige und Einzelfirmen ab einem Jahresumsatz von 100'000 Franken.

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